I. Tổng quan về bảng mô tả công việc

1. Bảng mô tả công việc là gì?

Bảng mô tả công việc hay còn được biết tới với tên tiếng anh là Job Description (JD), được khái niệm là một tài liệu tóm tắt ngắn gọn các công việc, nhiệm vụ cũng như quyền hạn và trách nhiệm mà một người sẽ đảm nhiệm khi trúng tuyển vào vị trí đang được đề cập tới. 

ROJD (Results- Oriented Job Descriptions) nghĩa là phương pháp để viết mô tả công việc: Biết cách phân tích viết mô tả công việc theo ROJD, là mô tả các kết quả của vị trí mà người thực hiện công việc hoàn thiện bằng cách thực hiện các nhiệm vụ.

2. Vai trò của bảng mô tả công việc

Bên cạnh vai trò trọng yếu nhất là kết nối nhu cầu giữa nhà tuyển nhân viên và các ứng viên thì bản mô tả công việc còn khiến cho giảm thiểu thời gian sàng lọc hồ sơ của các thí sinh dự tuyển, từ đó đơn giản tìm kiếm được người phù thống nhất với vị trí cần tuyển nhân viên. Không những thế, dựa trên bản mô tả công việc thì những người đi xin việc còn tồn tại thể tự nhận xét được mức độ thích hợp giữa năng lực. kinh nghiệm và tuyệt kỹ của bản thân mình với yêu cầu công việc của các công ty tư vấn du học. 

Không chỉ giúp các nhà quản lý có nền tảng để giao việc cũng như theo dõi tiến độ hoàn thiện nhiệm vụ của nhân viên để từ đó có các quyết sách huấn luyện và nhận xét hiệu quả công việc thích hợp mà bảng mô tả công việc còn là nền tảng để nhân viên hiểu rõ được mục tiêu, yêu cầu công việc cũng như tính năng nhiệm vụ và quyền hạn, trách nhiệm có được khi trúng tuyển. Do vậy, bảng mô tả công việc được nhìn nhận là có vai trò cực kỳ trọng yếu trong suốt quá trình tuyển nhân viên, huấn luyện và làm việc của nhân viên trong công ty tư vấn du học, là nền tảng hướng dẫn rõ ràng và cụ thể giúp nhân viên làm tròn trách nhiệm và đảm bảo yêu cầu công việc một cách tốt nhất, từ đó đóng góp vào quy trình làm việc chung của phòng ban và cả doanh nghiệp. 

3. Nội dung của bảng mô tả công việc

Cũng chính vì bảng mô tả công việc có vai trò cực kỳ trọng yếu và tác động trực tiếp tới kết quả công việc của nhân viên trong suốt thời gian ký phối hợp đồng lao động nên việc viết các nội dung trong bảng mô tả công việc cần phải được đảm bảo độ chuẩn xác, đầy đủ và cụ thể nhất. Hiện tại các công ty tư vấn du học thường tham khảo các mẫu bảng mô tả công việc được soạn thảo sẵn để tiết kiệm thời gian, tuy nhiên với những công việc đặc trưng và có tính chất riêng thì khi tuyển nhân viên, các doanh nghiệp cần tự xây dựng bảng mô tả công việc đúng chuẩn nhằm đảm bảo truyền tải đúng và đủ thông tin về yêu cầu công việc tới các ứng viên. Muốn vậy thì trong các mẫu bảng mô tả công việc phải đảm bảo các nội dung sau:

a. Vị trí công tác/ Chức vụ định danh:

Trong quá trình lên plan tuyển nhân viên thì chắc cú các nhà quản lý phải xác nhận trước về nhiệm vụ mà người trúng tuyển cần phải đảm nhiệm. Thế nhưng việc quyết định tên vị trí công tác hoặc chức vụ định danh là một việc không mấy đơn giản bởi nó phải thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:

See also  Thông tư 15/2020/TT-BGDĐT Quy chế thi tốt nghiệp trung học phổ thông

Sử dụng một cụm từ hoặc một tiêu đề ngắn gọn để tóm tắt nhiệm vụ tổng thể của vị trí cần tuyển nhân viên. Trong trường hợp này người soạn thảo cần lưu ý rằng những tiêu đề khác nhau sẽ diễn tả ý nghĩa công việc khác nhau và tên vị trí/chức vụ định danh phải được thống nhất trong suốt quá trình làm việc. Ví dụ cùng một vị trí thư ký nhưng trong một số tổ chức, bảng mô tả công việc thư ký là người đảm nhiệm các công việc liên quan đến công tác quản trị văn phòng. Trong các doanh nghiệp to hơn thì vị trí công tác lại là Office Manager hoặc Thư ký công ty tư vấn du học, thư ký bán hàng và tiếp tân. 

Vị trí công tác/ Chức vụ định danh phải bao gồm thông tin chung của phòng ban.

Ngoài ra trong phần này bạn cũng nên nêu tên của cấp trên trực tiếp hoặc các quản lý có liên quan khác hoặc cấp dưới thuộc quyền quản lý (nếu có).

b. Mục đích công việc:

Trong phần này, bạn cần tập trung mô tả định hướng và mục tiêu chính của công việc cần tuyển nhân viên. Muốn làm tốt được phần này thì bạn cần thỏa mãn các điều kiện sau:

Giải thích được vì sao vị trí này cần tuyển nhân viên?

Nêu ra được vai trò của vị trí cần tuyển nhân viên trong quá trình vận hành chung của phòng ban và của doanh nghiệp

Mô tả mục đích công việc một cách ngắn gọn trong vòng 1 – 2 câu.

Mô tả mục đích công việc cần trổ tài được muốn và kỳ vọng cũng như yêu cầu công việc so với các ứng viên trong tương lai.

Ví dụ, trong bảng mô tả công việc mỗi ngày của người dự thảo thì mục đích công việc sẽ là giúp Trưởng ban dự thảo trong việc chuẩn bị và soạn thảo các văn bản, tài liệu thiết yếu để phục vụ công tác xây dựng nhà máy sản xuất đồ ngọt.

c. Mô tả nhiệm vụ

Đây được coi là phần trọng yếu nhất trong các bảng mô tả công việc. Yêu cầu lớn nhất của phần nội dung này chính là người viết cần phải phác thảo được toàn thể nhiệm vụ mà người trúng tuyển cần phải hoàn thiện theo một thứ tự ưu tiên, từ đó giúp cho các ứng viên hiểu rõ hơn mình cần phải làm gì sau khoảng thời gian được nhận. 

Sắp xếp các nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên giảm dần và khởi đầu với nhiệm vụ trọng yếu nhất mà nhân viên sau khoảng thời gian trúng tuyển phải hoàn thiện.

Thống kê thang đo kết quả và các tiêu chuẩn nhận xét mức độ hoàn thiện công việc theo yêu cầu của từng phòng ban. Có thể sử dụng KPI, Deadline hoặc các tiêu chuẩn khác thích hợp.

Mô tả phương thức mà người đảm nhiệm vị trí cần làm để hoàn thiện các nhiệm vụ. Trong mục này bạn cần lưu ý tóm tắt một cách ngắn gọn và dễ hiểu nhất giúp người đọc hình dung ra công việc của mình, không cần đi sâu vào từng cụ thể rõ ràng và cụ thể để tránh dông dài và tạo tâm lý e ngại, lo ngại cho các ứng viên.

See also  Chemistry: Atoms First

Trong một số trường hợp rõ ràng và cụ thể với các công việc đặc trưng thì người viết cần phân loại tỷ lệ phần trăm thời gian được phân bổ cho mỗi nhiệm vụ chính trong bản mô tả công việc mỗi ngày. Điều này giúp cho người đảm nhiệm có thể phân bổ và quản lý thời gian làm việc của mình một cách hợp lý sao cho kết quả thu được là tối ưu nhất. 

d. Yêu cầu công việc (Trình độ, bằng cấp, kinh nghiệm, tuyệt kỹ)

Dựa trên danh sách các nhiệm vụ cần phải hoàn thiện mà người viết có thể xác nhận được yêu cầu về trình độ, bằng cấp cũng như các tuyệt kỹ mềm và kinh nghiệm phải có để một ứng viên có thể đảm bảo hoàn thiện tốt các nhiệm vụ. Ngoài ra bạn cũng nên sắp xếp chúng theo một thứ tự ưu tiên hợp lý bởi việc tìm kiếm một ứng viên đảm bảo đúng và đầy đủ toàn bộ các yêu cầu mà công ty tư vấn du học đưa ra là thực sự khó. Do vậy bạn cần xác nhận được yêu cầu nào là bắt buộc và thiết yếu nhất giúp cho nhân viên có đủ khả năng để hoàn thiện công việc, các yếu tố khác nếu có thể bồi dưỡng và huấn luyện thêm trong quá trình làm việc trong tương lai thì không nên mang vào danh sách này để tránh tạo ra rào cản cho các ứng viên dự tuyển. 

 

e. Tính cách cá nhân

So với một số công việc đặc trưng, ví dụ như những công việc có liên quan tới giao tiếp với khách hàng hoặc phòng ban chăm sóc khách hàng thì bạn cần nêu thêm yêu cầu về tính cách cá nhân bởi người tốt nhất chưa hẳn đã là người phù thống nhất. Trong mục này, người viết cần mang ra những mong đợi và kỳ vọng của cấp trên so với vị trí mà các ứng viên sẽ đảm nhiệm trong tương lai để hoàn thiện tốt công việc cũng như thăng tiến trong sự nghiệp. Ngoài ra tính cách của cá nhân phải phù phù hợp với văn hóa của doanh nghiệp nhằm tạo ra môi trường làm việc thân thiện, cởi mở và hòa đồng giữa các đồng nghiệp với nhau. 

II. Các phép tắc cơ bản trong xây dựng bảng mô tả công việc

1. Viết rõ ràng và cụ thể nhưng có trọng tâm, trọng tâm:

Một bảng mô tả công việc đúng chuẩn cần phải bao gồm đầy đủ các nội dung yêu cầu, ngoài ra nó còn phải được trình bày một cách cụ thể, rõ ràng và cụ thể, có trọng tâm, trọng tâm. Nguyên nhân là bởi một bảng mô tả công việc được viết chung chung, lan man sẽ làm cho người đọc rất khó hình dung hoặc thậm chí là hiểu nhầm về công việc cũng như các nhiệm vụ mà mình phải làm. Điều này dẫn theo kết quả là không chỉ nhà tuyển nhân viên mất thời gian để giải thích lại yêu cầu công việc mà cả người đi xin việc lãng phí thời gian và công sức của mình với những vị trí không thích hợp. Tuy nhiên điều đó cũng không có nghĩa là bạn phải viết toàn bộ mọi cụ thể có liên quan tới công việc trong bảng mô tả công việc vì nó rất dễ làm cho các ứng viên bị “choáng” hoặc sợ hãi khi có quá nhiều thông tin cần phải tiếp nhận. Vì vậy, trong quá trình xây dựng bảng mô tả công việc, người soạn thảo cần nắm vững được đâu là trọng tâm và những vấn đề, yêu cầu nào cần phải được nhấn mạnh để mang ra một bảng mô tả đầy đủ, rõ ràng nhất. 

 

2. Nêu rõ vai trò của vị trí cần tuyển

Việc xác nhận vai trò của vị trí cần tuyển nhân viên so với phòng ban quản lý trực tiếp cũng như đóng góp trong quá trình vận hành của toàn thể doanh nghiệp là cực kỳ trọng yếu. Điều này giúp cho các ứng viên xác nhận được mục tiêu của công việc mà mình sẽ phụ trách là gì và mình cần phải làm những gì, nâng cao tuyệt kỹ nào để đảm bảo hoàn thiện tốt mọi nhiệm vụ được giao. Ngoài ra thì đây cũng là nền tảng để ứng viên nhận xét được liệu vị trí cần tuyển nhân viên có thích hợp và giúp họ phát triển cũng như đạt được các định hướng về mục tiêu nghề nghiệp của họ trong tương lai hay không. Thêm một gợi ý nữa đó chính là trong phần này chúng ta nên nêu ra cấp trên hoặc người quản lý trực tiếp của vị trí cần tuyển nhân viên trong tương lai là ai để tạo động lực ứng tuyển cho các ứng viên mới.  

3. Truyền bá sự mê hoặc của vị trí cần tuyển nhân viên cũng như giới thiệu văn hóa doanh nghiệp

Một vị trí tuyển nhân viên có vai trò trọng yếu trong công ty tư vấn du học hoặc có một sức hút nhất định sẽ giúp bạn tăng số lượng các ứng viên dự tuyển. Khi hiểu được vai trò của vị trí công việc cũng như những đóng góp và sự tác động của cá nhân so với tình hình phát triển chung của phòng ban và toàn doanh nghiệp thì nhân viên mới sẽ có thêm động lực để phấn đấu và hiến dâng hết mình. Do đó trong phần này, bên cạnh việc nêu ra mức lương thưởng mê hoặc cùng chính sách đãi ngộ thích hợp thì bạn cũng có thể giới thiệu sơ qua về văn hóa doanh nghiệp và môi trường làm việc trong công ty tư vấn du học, đặc biệt nên nhấn mạnh vào lộ trình thăng tiến của nhân viên trong tương lai. Một lộ trình rõ ràng cùng môi trường làm việc thân thiện, cởi mở nhưng cũng đầy những điều có ích và thú vị để học hỏi sẽ làm tăng độ mê hoặc cho bảng mô tả công việc của các bạn, chắc cú bạn sẽ thu hút được số lượng đông đảo các ứng viên và đơn giản tìm thấy người phù thống nhất.

Hiện Tại Link Power đang triển khai chương trình học cách viết bảng mô tả công việc bằng phương pháp ROJD và hoặc định nguồn nhân lực (Manpower Planing). Sau khóa học bạn sẽ có phương pháp viết bản mô tả công việc của toàn bộ nghề nghề. Ngoài ra, còn tồn tại phương pháp xác nhận nguồn lực của công ty tư vấn du học phù phù hợp với ngân sách và định hướng phát triển của Doanh nghiêp.

Mọi thông tin cụ thể liên hệ TẠI ĐÂY.