Trong thời đại công nghệ 4.0 hiện nay, phần mềm quản lý thông tin được coi như là một giải pháp hữu hiệu dành cho cơ quan, doanh nghiệp và hộ kinh doanh. Với những lợi ích tuyệt vời, phần mềm quản lý hồ sơ điện tử đang dần thay thế các phương tiện quản lý truyền thống kém hiệu quả và trở thành “cánh tay phải” đắc lực trong việc quản lý dữ liệu của doanh nghiệp. Bạn muốn lập trình một phần mềm như vậy? Hãy cùng DevTeam theo dõi bài viết sau đây để trang bị cho mình nền tảng tốt trước khi tiến hành xây dựng phần mềm nhé!

Xem thêm:

Công Ty Viết Phần Mềm Theo Yêu Cầu Chuyên Nghiệp Cho Quý Doanh Nghiệp

Công Ty Outsource Phần Mềm Tại Việt Nam Sáng Giá Nhất Năm 2019

Phần mềm quản lý tài liệu và những lợi ích tuyệt vời

Phần mềm quản lý tài liệu được xây dựng nhằm mục đích phục vụ việc quản lý hồ sơ, giấy tờ và khắc phục những hạn chế đang tồn tại ở các phương pháp quản lý cũ. Nhờ ứng dụng công nghệ hiện đại, phần mềm này mang tới những lợi ích tuyệt vời như:

  • Đơn giản hóa quy trình lưu trữ: Giờ đây, bạn có thể lưu trữ tài liệu dễ dàng, nhanh chóng mà không lo tốn diện tích hay lộn xộn bởi phần mềm quản lý có bộ nhớ khổng lồ cho phép lưu trữ hàng ngàn dữ liệu chỉ với vài thao tác đơn giản.
  • Thống kê tìm kiếm nâng cao: Việc tìm kiếm tài liệu sẽ không còn khó khăn. Mỗi dữ liệu được lưu trong 1 ổ nhớ khác nhau. Bạn có thể tìm kiếm thông qua ngày khởi tạo, tên file, loại hồ sơ…
  • Bảo mật thông tin cao: Hệ thống được phân quyền rõ ràng với nền tảng công nghệ hiện đại giúp lưu giữ một lượng lớn thông tin mà không lo mất mát hay trùng lặp.
  • Tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp: Chỉ với một khoản phí nhỏ duy trì phần mềm, bạn có thể tích kiệm rất nhiều khoản phí phát sinh so với khi dùng các phương pháp quản lý cũ như chỗ để, thời gian phân loại, tìm kiếm hồ sơ, thuê nhân công quản lý…
phần mềm quản lý hồ sơ
Lợi ích ưu việt đến từ phần mềm quản lý hồ sơ so với các phương pháp truyền thống

Những lưu ý khi muốn lập trình phần mềm quản lý tài liệu

Với những lợi ích không thể chối cãi trên, các doanh nghiệp, cơ quan và hộ kinh doanh đều hướng đến việc sử dụng một phần mềm quản lý cho riêng mình. Ngoài các phần mềm đã có sẵn trên thị trường thì bạn cũng có thể thuê các bên lập trình phần mềm để sản phẩm làm ra phù hợp với quy mô, nhu cầu và sở thích của bạn. Tuy nhiên, dù có theo cách nào thì bạn cũng nên chú ý các điểm sau để đảm bảo rằng phần mềm của bạn hoạt động hiệu quả lâu dài.

Hệ thống quản lý hồ sơ
DevTeam có thể lập trình những phần mềm tương tự Cloud Office và hơn thế nữa

✓  Tính năng thông minh

Để lập trình một hệ thống quản lý hồ sơ thì trước tiên bạn cần quan tâm tới giao diện và tính năng của sản phẩm. Do mục đích của phần mềm là quản lý tài liệu nên giao diện cần được thiết kế đơn giản, rõ ràng và dễ hiểu. Bên cạnh đó, bạn cần tham khảo các tính năng sau để việc quản lý tài liệu luôn hiệu quả:

  • Dễ dàng tải lên, tải xuống tài liệu.
  • Phân chia tài liệu theo các mục riêng (ngày tháng, mục đích, dự án,…).
  • Khả năng phân quyền linh hoạt.
  • Thống kê tìm kiếm nâng cao chi tiết hoạt động của từng tài khoản trong hệ thống.
  • Tính năng tìm kiếm nhanh gọn.

✓  Chi phí hợp lý

Để duy trì một hệ thống quản lý hồ sơ, bạn sẽ phải chi trả các khoản phí như: phí xây dựng phần mềm, phí thuê và duy trì tên miền, phí đăng ký và duy trì nơi lưu trữ phần mềm (hosting). Tùy vào quy mô và tính năng bạn muốn trang bị mà giá sản phẩm sẽ khác nhau. Giá hiện tại trên thị trường đang rơi vào tầm 10$ – 15$ / giờ công làm việc thực tế của lập trình viên. Do đó bạn cần cân nhắc kỹ để lựa chọn được mức chi phí hợp lý và đủ khả năng chi trả các khoản phí duy trì thường xuyên.

✓ Nơi lập trình uy tín

Việc lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ lập trình phần mềm quản lý tài liệu cũng rất quan trọng. Không phải cứ đơn vị lớn là sẽ uy tín và cũng không phải đơn vị nhỏ là không tốt. Việc của bạn là tìm một nơi thực sự phù hợp với nhu cầu và tình hình tài chính của bản thân. Việc lựa chọn nơi lập trình cũng là bước quyết định “hình dáng” và quá trình phát triển cho phần mềm của bạn. Do đó hãy xem xét kỹ lưỡng nhé!

CHỜ ĐÃ

Bạn muốn thiết kế phần mềm quản lý tài liệu chuyên nghiệp nhất với 1 mức phí tối ưu? Dù là mong muốn nào, cũng sẽ được DevTeam thực hiện hiệu quả nhất. Và việc cần làm của bạn chỉ là nhanh tay liên hệ ngay với DevTeam!

Tạm kết

Phần mềm quản lý hồ sơ điện tử là công cụ không thể thiếu trong một chu trình quản lý kinh doanh. Nếu bạn đang cân nhắc một địa chỉ lập trình uy tín thì đừng bỏ qua DevTeam nhé. Với kinh nghiệm và uy tín nhiều năm trong lĩnh vực công nghệ, DevTeam cam kết sẽ mang tới cho bạn giải pháp tối ưu với chi phí hợp lý nhất.

DevTeam rất vui được hỗ trợ bạn qua những kênh liên hệ sau:

Bạn cần tư vấn

Bạn cần tư vấn về lập trình website, app mobile hay giải pháp phần mềm?
Để lại số điện thoại của bạn - Devteam sẽ gọi lại ngay!


Gửi địa chỉ Email liên hệ của bạn

Nhập email của bạn, chúng tôi sẽ liên hệ cho bạn ngay.