Office 365 là software Office mới nhất của Microsoft, mang lại năng suất làm việc cao cho người sử dụng. Software này cũng mang lại cho người dùng những tiện ích thiết thực nhất mà các bộ Office trước đó không làm được. Vậy seting và sử dụng Office 365 như vậy nào cho đúng? Quản trị ra làm sao?….Trong nội dung ngày hôm nay, wingiare.com sẽ hướng dẫn bạn từ A – Z, từ seting – sử dụng – quản trị Office 365 mới nhất của Microsoft,….Cùng theo dõi các bạn nhé.

Giới thiệu sơ qua về Office 365 mới nhất 

Trong bài Bán key Office giá tốt: 365, 2016, 2019 bản quyền vĩnh viễn, mình đã giới thiệu đến các bạn rất cụ thể về bộ Office mới nhất này và những ưu thế nổi trội nhất của nó. Tuy nhiên trong nội dung ngày hôm nay, mình vẫn nói sơ qua vài nét về Office 365 để các bạn được nắm vững trước khi khởi đầu seting và sử dụng.

  • Office 365 mang lại năng suất làm việc cao với đầy đủ các ứng dụng: Outlook, OneDrive, Word, Excel, PowerPoint, OneNote, SharePoint, Microsoft Teams, Yammer và nhiều ứng dụng khác.
  • Người dùng có thể trải nghiệm Office 365 trên tối đa 5 PC hoặc máy Mac và trên các thiết bị di động.
  • Với tài khoản Office 365 giá tốt,bạn sẽ thu được các ứng dụng Office mới nhất, cả với phiên bản PC và trực tuyến và cả các bản update, khi có.
  • Ứng dụng OneDrive giúp công việc mà bạn thực hiện luôn sẵn có. Những người khác cũng có thể thực hiện công việc đó nếu bạn hợp tác hoặc chia sẻ.

Office 365 quả thực rất tuyệt vời! Vậy thì hãy seting và sử dụng ngày thôi nào!

Lưu ý: Bộ key Office 2019 mới nhất chỉ được Microsoft trợ giúp độc quyền so với hệ điều hành windows 10 bản quyền. Do đó, nếu PC bạn đang xài win 7,8 hay 8.1 thì không seting được Office 2019 này. Cách tốt nhất là bạn hãy nâng cấp hoặc seting mới phiên bản win cũ lên key win 10 bản quyền từ Microsoft.

Hướng dẫn seting Office 365 mới nhất từ MS

* Bạn có thể chạy online Microsoft Office 365 hoặc seting Microsoft Office 365 xuống PC đều được.

Bước 1: Trước hết, bạn truy cập vào https://office.com nhập tài khoản và mật khẩu được cấp nhấn Sign in để đăng nhập. (Nếu bạn có mail Edu thì đăng nhập bằng mail Edu cũng được).

Bước 2: Tiếp theo, bạn nhấn vào dòng Thiết lập khác phía trên góc phải trình duyệt.

Bước 3: Bạn nhấn vào Thiết lập Office để tải bản seting Office về máy (hệ thống sẽ tự nhận bản 32 hoặc 63bit)

Bước 4: Sau đó, bạn chạy file setup vừa tải về để tiến hành seting. Trong quá trình seting, bạn cần đợi trong vài phút.

Bước 5: Quá trình seting đã xong, lần trước tiên bạn mở Word/Excel lên, ứng dụng sẽ bắt bạn kích hoạt bản quyền. Lúc này bạn nhập user đã được cấp nhấn Next để tiếp tục. (Nhập Tin nhắn hộp thư online Edu nếu có).

Sử dụng Office 365 Online thế nào

Để sử dụng Office 365, bạn chỉ cần mở trình duyệt lên bằng link: https://office.com . Sau đó bạn đăng nhập bằng tài khản và mật khẩu đã được cấp.

Khi đã đăng nhập thành công, màn hình Dashboard xuất hiện với các tính năng sử dụng Office online như: Outlook, OneDrive, Word, Excel, PowerPoint, OneNote,…Tùy vào mục đích sử dụng mà bạn chọn ứng dụng thích hợp.

Hướng dẫn người dùng quản trị tài khoản Office 365

Office 365 là software làm việc đắc lực của các bạn. Do đó tài khoản Office 365 rất trọng yếu và cần được bảo mật. Vậy nên trong quá trình seting và sử dụng Office 365, bạn cần biết cách quản trị tốt tài khoản của mình, nhất là bảo mật mật khẩu.

See also  Cách đăng ký tạo tài khoản QQ thành công năm 2020 (đã cập nhật)

Cách thay đổi Password Office 365

Thực chất, khi đăng nhập Office 365, bạn đã được cấp tài khoản và mật khẩu đăng nhập. Tuy nhiên này là mật khẩu được cấp, bạn cần thay đổi mật khẩu này.

Để thay đổi Password hiện tại, bạn chọn Setting ⇒ Mật khẩu theo thứ tự: nhập các thông tin Password cũ, Password muốn đổi click Submit để thực hiện đổi Pass.

Cách lấy lại mật khẩu

Nếu bạn lỡ quên mật khẩu và đánh sai tên hoặc Pass khi đăng nhập mà hệ thống trả về “We don’t recognize… “; nhưng bạn không tài nào nhớ lại được mật khẩu thì bạn có thể reset lại Password bằng link Forgot my password.

Hướng dẫn sử dụng một vài ứng dụng của Office 365

1. Onedrive for Business

Giới thiệu về OneDrive

OneDrive là dịch vụ lưu trữ đám mây có thể hoạt động trên nhiều hệ điều hành. OneDrive for Business có khả năng lưu trữ dữ liệu lớn từ 1TB – 5TB. Nó được xem là nơi lưu trữ “khổng lồ” với toàn bộ hình ảnh, video và các tài liệu trọng yếu tại một không gian. Đặc biệt, người dùng có thể truy cập dữ liệu từ OneDrive trên nhiều thiết bị khác nhau như: PC, tablet, smartphone chạy trên các hệ điều hành như Windows, Mac, Windows Phone, iOS, Android và Xbox.

Với OneDrive, bạn hoàn toàn có thể làm việc ở bất cứ nơi nào. Ngoài ra, bạn cũng có thể làm việc trực tuyến cùng với 5 người khác khi được bạn chia sẻ.

Các tính năng chính của Onedrive

  • Upload file và thư mục.
  • Download file và thư mục.
  • Chia sẻ file và thư mục.
  • Cùng 1 thời điểm, nhiều người dùng có thể cùng tương tác trên 1 file.
  • Đồng bộ dữ liệu với PC cá nhân.

Hướng dẫn sử dụng các tính năng của OneDrive trên Office 365

Upload file và thư mục

  • Bước 1: Vào trang chủ https://office.com  nhập tài khoản và mật khẩu để đăng nhập vào Office 365.
  • Bước 2:  Chọn ứng dụng OneDrive (Đây là nơi chứa các file Word, Excel, Power point khi người dùng Save online và cả các file được người dùng upload lên Cloud.
  • Bước 3: Bạn click Tải lên để upload dữ liệu lên OneDrive. Tại đây sẽ có 2 lựa chọn Upload file và folder. Tùy thuộc vào dung tích file và vận tốc đường truyền mà có thời gian upload nhanh hay chậm. Bạn sẽ nhìn thấy file mới trên OneDrive sau khoảng thời gian upload xong.

Download file và thư mục

Rất đơn giản! Bạn chỉ cần chọn đến thư mục cần download file từ OneDrive click chuột phải chọn Tải xuống là xong.

Bạn cũng có thể thực hiện tương tự cho Sao chép link, Xoá, Di chuyển đến, Sao chép đến và Đổi tên.

Quản lý file/thư mục trong OneDrive

Cũng rất đơn giản để tạo 1 thư mục! Bạn chỉ cần chọn New Folder.

Bạn cũng có thể tạo mới các file Word, excel… bằng cách làm tương tự.

Chia sẻ File và Thư mục

Để chia sẻ File hay Thư mục cho nhiều người, bạn click vào Sharing điền thư điện tử của một hay nhiều người mà bạn muốn share file.

Lưu ý:

  • Nếu bạn muốn người được share chỉ có quyền đọc file thì chọn Can view.
  • Nếu muốn người đó có thể xem và sửa file thì chọn Can edit Click Share.

Cùng làm việc trên file

Office 365 trợ giúp tối đa 5 người cùng làm việc trên 1 file cùng một thời điểm. Cũng chính vì vậy tương tác được xem là tính năng nổi trội của Office 365. Có nghĩa là người dùng có thể đơn giản thêm, trả lời, theo dõi và update tài liệu trên một phiên bản.

See also  Ý Nghĩa Hoa Hồng Vàng trong tình yêu, cuộc sống

Để thực hiện tính năng tương tác cùng làm việc trên 1 file, bạn làm như sau:

  • Bước 1: Tài khoản A Share cho tài khoản B file tuongtac.docx
  • Bước 2: Tài khoản B chọn file chần chỉnh sửa nhấp chuột phải chọn Open Open in Word Online.
  • Bước 3: Khi tài khoản B thực hiện tương tác (nghĩa là xem hay chỉnh sửa,…) trên file tuongtac.docx thì trên file sẽ hiện tài khoản đang tương tác và tình trạng (file đã lưu hay chưa).

Đồng bộ OneDrive với PC cá nhân

  • Bước 1: Trước tiên, bạn cần Download file seting bằng link: https://onedrive.live.com/about/en-hk/download/
  • Bước 2: Sau đó bạn tiến hành seting và đăng nhập vào OneDrive bằng tài khoản Microsoft hoặc mail Edu.
  • Bước 3: Sau thời điểm đăng nhập thành công, ở PC sẽ xuất hiện thư mục OneDrive-xxxxx tương tự như OneDrive trên Website.

Lưu ý: Như đã nói ở trên, mỗi tài khoản OneDrive được phân phối từ 1TB – 5TB dữ liệu. Nếu bạn muốn sử dụng tối đa tài nguyên trên OneDrive, bạn có thể seting thêm cho một số thư mục chỉ định đồng bộ hoặc không đồng bộ với PC cá nhân. Cách thực hiện như sau: Ở tab Tài khoản Choose folders Tích chọn hoặc bỏ chọn các thư mục đồng bộ click OK.

2. Microsoft Sway

Giới thiệu ứng dụng Microsoft Sway

Microsoft Sway được xem là phiên bản nâng cấp của dụng cụ thuyết trình nổi tiếng PowerPoint. Nó sẽ giúp người dùng tạo ra những bản thuyết trình ngay trên “đám mây” và chia sẻ chúng với bạn thân của mình.

Vì đã được nâng cấp nên Sway có thể tạo những bản trình chiếu đẹp mắt với nhiều dạng dữ liệu: văn bản, hình ảnh, video cho đến những đoạn tweet trên Twitter. Đặc biệt, Sway sẽ tự động điều chỉnh bố cục sao cho phù phù hợp với nhiều loại thiết bị: PC, TV màn ảnh rộng cho tới tablet, smartphone.

Sau thời điểm bản thuyết trình được hoàn thiện, bạn hoàn toàn có thể chia sẻ chúng ngay lên các social như Fb, Twitter hoặc gửi link qua thư điện tử hoặc nhúng vào website mà mình yêu thích.

Các tính năng chính của Sway

Sway được nâng cấp với nhiều tính năng như: Tạo slide mở màn, tạo slide nội dung, tùy biến, hoàn thiện slide, chia sẻ slide.

Hướng dẫn sử dụng các tính năng của Sway trên Office 365

Tạo slide mở màn

+ Bước 1: Vào trang chủ https://office.com  đăng nhập vào tài khoản Office 365 chọn Sway click vào Create New ở trang chủ của Sway.

+ Bước 2: Click Insert để chọn hình nền đề tài của bài giảng. Hoặc bạn có thể kéo hình ảnh thả vào storyline. Bạn thực hiện theo thứ tự như hình dưới đây.

Note:

  • Số 2 đại diện cho đề tài
  • Số 3 đề tài bài giảng
  • Số 4 tìm kiếm ảnh qua mạng
  • Số 5 mở thêm slide mới

+ Bước 3: Để khởi đầu chạy slide, bạn nhấn chọn Play. Nhấn nút Remix ở cạnh trên màn hình để đổi sang ngữ cảnh khác cho slide. Nhấn Esc nếu muốn quay trở lại màn hình chỉnh sửa.

Tạo slide nội dung

Để tạo phần nội dung chính cho bài giảng, bạn thức hiện theo cách làm sau:

Bạn chọn dấu + màu xanh (ở ngay bên dưới khung tiêu đề chọn Heading (tiêu đề cho một slide nhỏ trong bài giảng). Sau thời điểm đã tạo xong heading thì bạn tạo đến nội dung mà mình muốn nói đến trong slide. Bạn thực hiện theo các dụng cụ được mô tả như trong hình dưới đây.

Tương tự, bạn tạo thêm những heading khác và nội dung khác cho đến khi hoàn tất bài giảng.

Tùy biến, hoàn thiện

Để chọn tùy biến và hoàn thiện slide, bạn dùng đa phần các nút: Remix, Thiết kế, Navigation.

  • Với nút Remix, Sway sẽ tự động chọn các bộ phối hợp giữa hiệu ứng chuyển cảnh, font chữ và tông màu khác nhau.
  • Với nút Thiết kế, bạn có thể chọn phong thái và hiệu ứng chuyển cảnh một cách thủ công.
  • Với nút Navigation, bạn tùy chọn theo ý thích. Nếu lựa cái nào xong thì nhấn Play để coi thử coi vừa ý chưa nhé, chưa vừa ý thì tiếp tục chọn.
See also  Cách thoát dropbox trên máy tính, điện thoại dễ dàng

3. Microsoft Forms

Giới thiệu về Microsoft Forms 

Microsoft Forms là một ứng dụng mới trong bộ Office 365. Ứng dụng này sẽ giúp người dùng đơn giản tạo thăm dò nhằm thu thập thông tin, ý kiến hoặc tạo những bài Quiz sử dụng trong giảng dạy.

Microsoft Forms nổi trội với 2 tính năng chính:

  1. Tạo lập Form
  2. Thiết lập Form

Hướng dẫn sử dụng các tính năng của Microsoft Forms trên Office 365

Tạo lập Forms

Để tạo lập Forms: Bạn vào trang chủ https://office.com và đăng nhập bằng tài khoản Office 365 chọn Forms chọn New Form. Tiếp tục, bạn click vào Untitled form để điền các thông tin thiết yếu về Form name (1) và Description (2).

  • Ở góc phải của Form name có biểu tượng dùng để chèn hình ảnh. Bạn có thể chọn ảnh từ Bing Search, OneDrive, hoặc Upload trực tiếp từ máy lên.
  • Click Add Question để chọn nhiều loại thắc mắc như hình dưới đây.

Trong số đó:

Choice: là cho các thắc mắc dạng Multiple choices hoặc thắc mắc dạng Test-box.

  • (1) Nhập thắc mắc cần hỏi.
  • (2) Chọn hình ảnh muốn xuất hiện trong thắc mắc.
  • (3) Nhập các lựa chọn trả lời bên dươi, để thêm lựa chọn Click “Add option”.
  • (4) Cho người lựa chọn tự nhập nội dung câu trả lời Click “Add other option”.
  • (5) Cho phép người trả lời chọn nhiều câu trả lời Click bật “Multiple answers”.
  • (6) Nếu muốn thắc mắc ở dạng bắt buộc thì Click bật “Required”.
  • (7) Nhiều dụng cụ tùy chọn khác như subtitle,…

Text: là các thắc mắc dạng Tự luận.

  • (1) “Long answer” được dùng cho các câu trả lời dài như viết đoạn văn.
  • (2) Nếu bạn muốn câu trả lời chỉ chứa số và thỏa mãn các ĐK thì có thể seting Restriction trong “…”.

Rating: là các thắc mắc về nhận xét

  • (1) Thắc mắc theo các mức độ 1-5 hoặc 1-10.
  • (2) Biểu tượng hình sao (Star) hoặc số (Numbers) để trợ giúp cho loại nhận xét.
  • (3) Nếu muốn khái niệm mức 1 Star / 5 Star thì ta có thể dùng Add Label.

Date: thu thập dữ liệu liên quan đến Ngày Tháng như hỏi về Ngày tháng năm sinh.

Quiz: phục vụ cho các thắc mắc “có tính điểm” như trong các bài xác minh kiểu đặt thắc mắc và câu trả lời, rồi chọn “Đáp án đúng” (Correct answer).

Ngoài ra, bạn có thể:

  • Chọn Preview để xem lại Form.
  • Chọn Theme để thay đổi giao diện (nếu muốn).
  • Chọn Share để lấy link và Share.

Thiết lập Forms (Trong Send Form >> See all settings)

Sau thi soạn thảo xong forms, bạn Click vào “…” (1) để chọn dòng xuất hiện cho các thắc mắc rồi chọn Branching (2).

Bạn chọn thắc mắc bạn muốn thực hiện hành động sau khoảng thời gian người khác trả lời, chọn một trong các tùy chọn trong thực đơn.

Trên đây mình đã hướng dẫn bạn seting, sử dụng hầu hết toàn bộ các ứng dụng khó và mới của software Office 365 mới nhất của Microsoft. Vẫn còn một số ứng dụng khác thân thuộc như: Teams, Word, Excel,…dễ sử dụng hơn; mình sẽ hướng dẫn các bạn ở bài sau hoặc các bạn tự tìm hiểu nhé.

Chúc các bạn có những trải nghiệm mới mẻ cùng Office 365!

Rate this post