Nội dung này Học Excel Online sẽ hướng dẫn bạn cách tạo ô tick trong Excel rồi sử dụng kết quả hộp đánh dấu vào công thức để tạo bảng liệt kê những mục cần xác minh, bảng liệt kê những việc cần làm, bảng giải trình hay biểu đồ mang tính tương tác.

Bạn đang xem: Cách tạo ô vuông nhỏ trong excel

Tất cả chúng ta đều cũng biết hộp đánh dấu là gì, chắc nịch bạn đã nhìn thấy rất nhiều hộp đánh dấu với các hình dạng khác nhau trên mạng. Tuy vậy, để rõ ràng, hãy để tôi mang cho bạn một khái niệm ngắn gọn.

Hộp đánh dấu, hay hay còn gọi là hộp lựa chọn, là một hộp hình vuông nhỏ nơi bạn có thể chọn hay bỏ chọn các lựa chọn có sẵn.

Chèn hộp đánh dấu vào Excel nghe có vẻ bình thường, nhưng nó tạo ra rất nhiều khả năng cho trang tính của các bạn, việc này sẽ giúp bạn luôn hướng tới mục tiêu, làm việc theo thời khóa biểu, hoàn thiện bài tập,…

Xem nhanh

CÁCH CHÈN HỘP ĐÁNH DẤU VÀO EXCEL

Giống như các quyền kiểm tra hình thức khác, quyền kiểm tra Hộp đánh dấu nằm trên tab Người phát triển, tab này không có trên thanh ribbon Excel theo mặc định. Vì vậy, bạn cần phải bật nó lên trước đã.

HIỂN THỊ TAB DEVELOPER TRÊN RIBBON

Để thêm tab Developer vào ribbon trên Excel, hãy thực hiện các bước sau:

Nhấp chuột phải vào bất cứ nơi đâu trên ribbon, rồi nhấp Customize the Ribbon…hay nhấp Filevàgt;Optionsvàgt;Customize Ribbon.

Bên dưới Customize the Ribbon, hãy chọn Main Tabs (thông thường thì nó được chọn một cách mặc định), hãy xác minh hộp Developer, rồi nhấp OK.

Hiện tại, với tab Developer trên thanh ribbon, bạn có quyền truy cập vô số các quyền kiểm tra tương tác, kể cả Hộp Đánh dấu.

Sắp xếp dữ liệu

Nếu bạn đang tạo bảng liệt kê những mục cần xác minh hay bảng liệt kê những việc cần làm, thì bước trước nhất là lập danh sách các nhiệm vụ hay các mục khác – các mục được chèn vào hộp đánh dấu.

So với ví dụ này, tôi đã tạo ra bảng liệt kê những plan cần làm cho buổi tiệc:

THÊM HỘP ĐÁNH DẤU

Các bước chuẩn bị đã xong, và lúc này tất cả chúng ta đi vào phần chính thôi – thêm hộp đánh dấu/ cách tạo ô tick trong Excel cho danh sách những việc cần làm cho buổi tiệc.

Để chèn hộp đánh dấu vào Excel, hãy thực hiện các bước sau:

Trên tab Developer, trong nhóm Controls, nhấp Insert, rồi chọn hộp đánh dấu bên dưới Form Controls.

Nhấp vào ô mà bạn muốn chèn hộp đánh dấu trước nhất (trong ví dụ này là ô B2). Quyền kiểm tra hộp đánh dấu sẽ xuất hiện gần đó, không cần phải chuẩn xác là ở trong ô đó:

Để đặt hộp đánh dấu một cách thích hợp, hãy di chuyển chuột sao cho chữ hộp đánh dấu được đóng khung và ngay khi con trỏ đổi thành 4 mũi tên, thì hãy kéo hộp đánh dấu đến vị trí muốn.

Để xóa chữ ‘Hộp đánh dấu 1’, nhấp chuột phải vào hộp đánh dấu, chọn ký tự rồi chọn xóa. Hay, hãy nhấp chuột phải vào hộp đánh dấu, chọn Chỉnh sửa Ký tự trong bảng chọn ký tự, rồi xóa ký tự.

Hộp đánh dấu trước nhất trong Excel đã sẵn sàng, bạn chỉ cần sao chép nó vào các ô khác.

SAO CHÉP HỘP ĐÁNH DẤU VÀO CÁC Ô KHÁC

Chọn ô có hộp đánh dấu bằng cách sử dụng các phím mũi tên trên keyboard rồi đặt con trỏ ở góc phải bên dưới ô. Khi con trỏ thay đổi thành dấu cộng màu đen đậm, hãy kéo nó đến ô cuối cùng nơi mà bạn muốn sao chép hộp đánh dấu.

Xong rồi! Hộp đánh dấu đã có đầy đủ danh sách các mục cần xác minh:

Như bạn có thể thấy trong ảnh chụp màn hình trên, danh sách các mục cần xác minh trong Excel hầu hết sắp xong rồi. Vì sao lại là hầu hết? Mặc dù các hộp đánh dấu đã được chèn và bạn có thể chọn hay bỏ chọn chúng, nhưng Microsoft Excel không có khả năng nhận ra các thay đổi này bởi vì các ô vẫn chưa được link với các hộp đánh dấu.

Phần tiếp theo trong bài hướng dẫn hộp đánh dấu trong Excel sẽ chỉ bạn cách lưu giữ người dùng – người đã chọn hay bỏ chọn một hộp đánh dấu và cách sử dụng thông tin đó trong công thức của các bạn.

See also  Cách Đăng Ký 4G Viettel Theo Tháng, Tuần, Ngày Giá Rẻ Từ 2.000đ

VÍ DỤ VỀ VIỆC SỬ DỤNG HỘP ĐÁNH DẤU TRONG EXCEL

Khi đã hiểu phương pháp tạo ô tick trong Excel, hãy thử xem qua một số trường hợp sử dụng nó nhé. Bên dưới, bạn sẽ tìm thấy vài ví dụ về cách sử dụng hộp đánh dấu trong Excel để tạo danh sách các mục cần xác minh, danh sách các việc cần làm, bảng giải trình hay biểu đồ mang tính tương tác. Nhưng trước hết, hãy học cách link các hộp đánh dấu với các ô. Kỹ thuật rất đơn giản, nhưng nó lại là nền tảng của việc sử dụng kết quả từ hộp đánh dấu trong công thức của các bạn.

CÁCH LIÊN KẾT HỘP ĐÁNH DẤU VỚI Ô

Như đã đề cập từ trước, để có khả năng lưu giữ tình trạng hộp đánh dấu (được chọn hay bỏ chọn) bạn cần phải link hộp đánh dấu với một ô nhất định. Để làm điều này, hãy làm theo các bước sau:

Nhấp chuột phải vào ô đánh dấu, rồi nhấp Format Control.

Trong hộp hội thoại Format Control, hãy đổi thành Control tab, nhấp vào hộp Cell link rồi chọn một ô trống trên trang tính – ô mà bạn muốn link với hộp đánh dấu, hay nhập tham chiếu ô một cách thủ công:

Lặp lại các bước trên so với các hộp đánh dấu khác.

Mẹo. Để xác nhận các ô được link một cách đơn giản, hãy chọn chúng ở cột kế bên – cột không chứa dữ liệu nào. Bằng phương pháp này, bạn có thể ẩn các ô được link một cách an toàn để chúng không cản trở trang tính của các bạn.

Cuối cùng, hãy nhấp vào mỗi hộp đánh dấu đã được link. Trong các ô được link, TRUE xuất hiện khi các hộp đánh dấu được chọn, và FALSE xuất hiện khi các hộp đánh dấu còn trống:

Ở thời điểm này, các ô được link có vẻ chẳng còn tác dụng gì nữa, nhưng hãy nhẫn nại thêm chút nữa nhé và bạn sẽ thấy nó sẽ tạo cho bạn rất nhiều thời dịp.

CÁCH TẠO DANH SÁCH NHỮNG VIỆC CẦN KIỂM TRA TRONG EXCEL VỚI BẢNG TÓM TẮT DỮ LIỆU

Thật ra, tất cả chúng ta đã làm xong phần chính của nhiệm vụ bằng cách thêm các hộp đánh dấu và link chúng với các ô. Hiện tại, tất cả chúng ta chỉ lập vài công thức để tạo bảng tóm tắt dữ liệu cho danh sách các việc cần xác minh trong Excel.

CÔNG THỨC TÍNH TỔNG NHIỆM VỤ

Đây là cái dễ nhất – hãy sử dụng hàm COUNTA để đếm số ô trống trong danh sách các việc cần làm:

=COUNTA(A2:A12)

Trong đó, A2:A12 là các mục trong danh sách các việc cần xác minh.

CÔNG THỨC TÍNH SỐ NHIỆM VỤ ĐÃ HOÀN THÀNH

Một nhiệm vụ đã hoàn thiện có nghĩa là hộp đánh dấu được chọn, có nghĩa là giá trị TRUE trong ô link. Vì vậy, hãy đếm toàn bộ giá trị TRUE bằng cách sử dụng công thức COUNTIF này:

=COUNTIF(C2:C12,TRUE)

Trong đó, C2:C12 là các ô được link.

Để khiến công thức trông thử thách hơn một tí, bạn sử dụng hàm COUNTIFS thay vì hàm COUNTIF để xác minh ô trống trong danh sách (cột ?):

=COUNTIFS(A2:A12, “”, C2:C12, TRUE)

Trong trường hợp này, nếu bạn xóa các mục có liên quan ra khỏi danh sách xác minh của Excel, nhưng lại không bỏ chọn hộp tương ứng, những hộp được chọn đó sẽ không được tính.

CÔNG THỨC TÍNH PHẦN TRĂM CÁC NHIỆM VỤ ĐÃ HOÀN THÀNH

Để tính phần trăm các nhiệm vụ đã hoàn thiện, hãy sử dụng công thức phần trăm thông dụng này:

Một phần/Tổng = Phần trăm

Trong trường hợp của tất cả chúng ta, hãy chia số nhiệm vụ đã hoàn thiện cho tổng số nhiệm vụ, giống như vậy này:

=COUNTIF(C2:C12,TRUE)/COUNTA(A2:A12)

Ảnh chụp màn hình dưới đây cho thấy toàn bộ các công thức trên khi được sử dụng sẽ hoạt động như vậy nào:

Như bạn có thể thấy từ ảnh chụp màn hình trên, tất cả chúng ta đã chèn thêm một công thức vào ô B18. Công thức này được dựa trên hàm IF – công thức trả về “Yes” nếu số nhiệm vụ hoàn thiện bằng tổng số nhiệm vụ, nếu không thì sẽ trả về “No”:

=IF(B14=B15, “Yep!”, “Nope :(“)

Để thêm thắt cho danh sách các việc cần kiểm tra, bạn có thể tạo ra một vài quy luật định dạng có điều kiện – những quy luật này sẽ thay đổi màu của ô B18 tùy vào giá trị của nó.

Khi xong rồi, hãy ẩn cột này cùng với các ô liên kết, và danh sách các việc cần kiểm tra trong Excel đã hoàn tất rồi đấy!

See also  [tổng hợp] cách tắt laptop bằng bàn phím nhanh

THÊM NHIỀU MẪU DANH SÁCH NHỮNG VIỆC CẦN HOÀN THÀNH

Để nhanh chóng chọn các mẫu danh sách trong Excel, hãy chọn File>New, gõ “danh sách cần kiểm tra” vào ô tìm kiếm, rồi nhấp Enter.

Nếu không có mẫu nào trong Excel thỏa mãn nhu cầu của các bạn, thì có vẻ bạn sẽ tìm thấy cái bạn muốn trong các nguồn hữu ích bên dưới:

CÁCH TẠO DANH SÁCH NHỮNG VIỆC CẦN LÀM CÙNG VỚI ĐỊNH DẠNG CÓ ĐIỀU KIỆN

Về cơ bản, bạn có thể thêm hộp đánh dấu và công thức cho danh sách những việc cần làm theo cách mà bạn đã thực hiện với danh sách cần xác minh. Bạn có thể hỏi tôi, “Vậy viết phần này để làm gì?” À thì, trong một danh sách những việc cần làm thông thường, những nhiệm vụ đã hoàn thiện sẽ được gạch ngang như vậy này:

Bạn có thể có được hiệu ứng này một cách đơn giản bằng cách tạo quy luật định dạng có điều kiện. Dưới đây là các bước cụ thể.

Để khởi đầu, hãy viết danh sách các nhiệm vụ, chèn hộp đánh dấu rồi link chúng với các ô:

Và lúc này, hãy vận dụng định dạng có điều kiện – cái mà sẽ cho bạn định dạng gạch ngang và, tùy ý, màu hình nền hay phông chữ khác so với các mục được chọn.

Chọn danh sách các nhiệm vụ (trong trường hợp này là A2:A11).

Đi đến tab Homevàgt;nhóm Styles, rồi chọn Conditional Formattingvàgt;New Rule…

Trong hộp hội thoại New Formatting Rule, hãy chọn Use α formula to determine which cells to format.

Trong hộp Format values where this formula is true, hãy nhập công thức sau:

=$C2=TRUE

Trong đó, C2 là ô được link trên cùng.

Nhấn nút Format, setup phong thái định dạng muốn, rồi nhấp OK. Trong ví dụ này, tất cả chúng ta chọn hiệu ứng Strikethrough và màu phông chữ là xám nhạt:

Hiện tại, khi một ô nhất định được chọn, mục tương ứng được định dạng thành màu xám nhạt và được gạch ngang.

Và sau đây, thêm một ý tưởng mới về việc định dạng danh sách cần xác minh trong Excel. Thay vì gạch ngang các nhiệm vụ đã hoàn thiện, bạn có thể chèn thêm một cột cùng với hàm IF:

=IF(E2=TRUE, “Đã xong”, “Chưa xong”)

Trong đó, E2 là ô link nằm trên cùng.

Như ảnh chụp màn hình dưới đây, công thức sẽ trả về kết quả “Đã xong” nếu ô link chứa giá trị TRUE, kết quả “Chưa xong” nếu chứa giá trị FALSE:

Sau đó, hãy sử dụng định dạng có điều kiện muốn cho cột Tình trạng dựa trên công thức này:

=$C2=”Đã xong”

Kết quả sẽ trông như thếnày:

Cuối cùng, hãy thêm vài công thức tính các nhiệm vụ đã hoàn thiện (giống như những gì ta đã thực hiện so với danh sách cần xác minh), hãy ẩn các ô link, và danh sách những việc cần làm trong Excel của các bạn đã sẵn sàng!

Biểu đồ cột nằm trên cùng danh sách những việc cần làm được dựa trên công thức phần trăm trong ô B2.

Hướng dẫn học Excel 2020

CÁCH DÙNG HỘP ĐÁNH DẤU TẠO BẢNG BÁO CÁO MANG TÍNH TƯƠNG TÁC

Tác dụng hữu ích khác của hộp đánh dấu trong Excel này là tạo bảng giải trình mang tính tương tác.

Giả sử bạn có bảng giải trình thu nhập của 4 vùng: Bắc, Nam, Đông và Tây. Mục đích của các bạn là tính tổng của một hay nhiều vùng được chọn. Tất nhiên, việc này có thể hoàn thiện bằng cách sử dụng tính năng Slicer của bảng Excel hay PivotTable, hay bằng cách thêm tổng của từng vùng. Nhưng vì sao tất cả chúng ta lại không tạo bảng giải trình mang tính tương tác bằng cách chèn 4 hộp đánh dấu lên trên cùng?

Trông đẹp mắt, đúng không nào? Để tạo ra bảng giải trình tương tự trên trang tính, hãy làm theo các bước sau:

Thêm 4 hộp đánh dấu vào đầu trang tính, cho các khu vực miền Bắc, Nam, Đông và Tây.

Tạo vùng điều kiện trên bất kỳ phần nào chưa được sử dụng của trang tính, rồi link hộp đánh dấu với các ô trống:

Trong ảnh chụp màn hình trên, I2:I5 là các ô được link và H2:H5 chính là tên các vùng cũng giống với tên của chúng trong bảng giải trình.

Thêm một cột nữa cho vùng điều kiện có công thức IF – công thức này sẽ trả về tên vùng nếu ô link có giá trị TRUE, nếu không thì là dấu gạch ngang (“-“):

See also  Cách chụp ảnh phong cảnh đẹp bằng điện thoại: ĐƠN GIẢN và HIỆU QUẢ

=IF(I2=TRUE, H2, “-“)

Gõ tiêu đề cho cột công thức – tiêu đề phải khớp với tiêu đề của cột tương ứng trong bảng báo cáo (trong ví dụ này là cột Khu vực). Sự trùng khớp rất quan trọng và ở bước tiếp theo, bạn sẽ hiểu lý do.

Tiếp theo, hãy lập công thức tính tổng các vùng được chọn. Về việc này, chúng ta sẽ sử dụng hàm DSUM để tính tổng các giá trị trong cơ sở dữ liệu – các giá trị đáp ứng điều kiện xác định:

DSUM(database, field, criteria)

Trong đó:

Database là bảng hay dải ô của bạn bao gồm tiêu đề của cột (trong ví dụ này là A5:F48).

Field là cột mà bạn muốn tính tổng. Bạn có thể nhập nó hoặc dưới dạng tiêu đề cột đóng khung trong dấu ngoặc kép, hoặc một con số nói lên vị trí của cột trong cơ sở dữ liệu. Trong ví dụ này, chúng ta tính tổng trong cột Tổng từng khu vực, nên câu lệnh thứ hai của chúng ta là “Tổng từng khu vực”.

Criteria là dải ô chứa điều kiện, bao gồm tiêu đề cột (J1:J5). Đây là nguyên nhân vì sao tiêu đề của cột công thức trong vùng điều kiện nên khớp với tiêu đề cột trong bảng giải trình.

Phối hợp các câu lệnh trên, và công thức DSUM của các bạn có dạng như sau:

=DSUM(A5:F48, “tổng từng vùng”, J1:J5)

và chạy một cách hoàn hảo!

Nếu bên cạnh việc tính tổng, bảng giải trình của các bạn còn tính giá trị trung bình mỗi hàng, thì bạn có thể sử dụng hàm DAVERAGE (database, field, criteria) để tính thu nhập trung bình của các vùng được chọn.

Cuối cùng, hãy ẩn, có vẻ là khóa vùng điều kiện để tránh các thay đổi ngẫu nhiên, và bảng giải trình mang tính tương tác của các bạn đã xong rồi đấy!

TẠO BIỂU ĐỒ SINH ĐỘNG DỰA TRÊN TÌNH TRẠNG HỘP ĐÁNH DẤU

Ví dụ này sẽ chỉ bạn cách tạo biểu đồ sinh động trong Excel – biểu đồ sẽ thay đổi theo tình trạng của hộp đánh dấu (chọn hay bỏ chọn):

Dữ liệu nguồn cho ví dụ này đơn giản như sau:

Để biến nó thành một biểu đồ Excel sinh động, hãy thực hiện các bước sau:

Tạo hộp đánh dấu và link chúng với các ô trống.

Rõ ràng và cụ thể, hãy chèn 2 hộp đánh dấu cho năm 2013 và năm 2014, rồi lần lượt link chúng với các ô G2 và G3:

Tạo chuỗi dữ liệu cho biểu đồ dựa trên dữ liệu nguồn và các ô được link (hãy nhìn hình ảnh bên dưới):

So với năm 2013 (J4:J7), hãy sử dụng công thức sau:

=IF($₲$2=TRUE, B4, NA())

Nếu hộp đánh dấu 2013 được chọn (ô G2 có giá trị TRUE), thì công thức sẽ lấy giá trị gốc từ ô B4, nếu không thì công thức sẽ trả về lỗi #и/?.

So với năm 2014 (K4:K7), hãy nhập công thức tương tự để lấy các giá trị từ cột ₵ nếu hộp đánh dấu 2014 được chọn:

=IF($₲$2=TRUE, C4, NA())

Ở ô L4, hãy nhập công thức =$D4, rồi sao chép vào ô L7. Bởi vì dữ liệu cho năm 2015 nên luôn được hiển thị trong biểu đồ,và công thức IF không thiết yếu cho cột này.

Xem thêm: 10+ Tựa Game Trí Tuệ Hay Nhất Mọi Thời Đại, Điểm Danh 10 Tựa Game Hack Não Nhất Mọi Thời Đại

Hãy tạo biểu đồ phối hợp dựa trên chuỗi dữ liệu phụ thuộc (I3:L7). Vì tất cả chúng ta đã link toàn bộ các ô trong bảng phụ thuộc với dữ liệu nguồn, nên biểu đồ sẽ tự động update ngay khi chuỗi dữ liệu gốc có bất kỳ sự thay đổi nào.

Đây là cách tạo ô tick trong Excel/tạo và sử dụng hộp đánh dấu trong Excel. Cảm ơn các bạn vì đã đọc nội dung này!

———

Rất nhiều tri thức phải không nào? Toàn thể những tri thức này các bạn đều có thể học được trong khóa học EX101 – Excel từ cơ bản tới Chuyên Viên của Học Excel Online. Đây là khóa học giúp bạn hệ thống tri thức một cách đầy đủ, cụ thể. Hơn nữa không hề có hạn chế về thời gian học tập nên bạn có thể thoải mái học bất kể lúc nào, đơn giản tra cứu lại tri thức khi cần. Hiện tại hệ thống đang có ưu đãi rất lớn cho bạn khi đăng ký tham gia khóa học. Cụ thể xem tại: huyenthoaidota.vn.Online