Cơ cấu tổ chức là bước trước tiên trong việc quản lý doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp xây dựng được mô hình hiệu quả, hoạt động kinh doanh sẽ trở nên ổn định và duy trì được lợi thế đối đầu. Trong nội dung này, JobTest sẽ đề cập đến những mô hình cơ cấu tổ chức đang thông dụng hiện tại.

Cơ cấu tổ chức là gì?

Cơ cấu tổ chức (Organization Structure) là sơ đồ xác nhận phương thức hoạt động trong doanh nghiệp. Ví dụ như các hoạt động phối hợp và giám sát. Đây sẽ là nền tảng quy định các cấp bậc trong doanh nghiệp, mối quan hệ giải trình và quy trình trao đổi thông tin giữa các vị trí. Điều này nhằm mục đích đảm bảo các hoạt động trong doanh nghiệp được diễn ra theo một quy chuẩn nhất định.

Các yêu cầu đặc ra cho một mô hình hoàn thiện là:

  • Sắp xếp, sắp xếp, và phối hợp hoạt động của nhân viên một cách hiệu quả

  • Quản lý các hoạt động của tổ chức

  • Linh hoạt thay đổi theo tình hình thực tiễn của doanh nghiệp

  • Khuyến khích và tạo động lực để nhân viên phấn đấu trong công việc

Sơ đồ cơ cấu tổ chức là gì?

Sơ đồ cơ cấu tổ chức hay còn được gọi là biểu đồ tổ chức là một bản vẽ trực quan, trổ tài cấu trúc của doanh nghiệp. Trong số đó sẽ mô tả rõ vai trò, nghĩa vụ, trách nhiệm và quan hệ giữa các cá nhân trong công ty tư vấn du học. Từ đó, nhân viên sẽ có cái nhìn tổng quan về phương thức tổ chức và triển khai các hoạt động trong doanh nghiệp.

Dù doanh nghiệp đang là startup, xí nghiệp sản xuất hoặc doanh nghiệp dịch vụ thì đều cần sơ đồ cơ cấu tổ chức. Và phải giải quyết được những yêu cầu sau:

  • Hiển thị cấu trúc và hệ thống thứ bậc rõ ràng

  • Đảm bảo toàn thể nhân viên hiểu rằng người mà họ cần giải trình, giải trình các vấn đề liên quan đến công việc.

  • Làm rõ tầm trọng yếu, trách nhiệm và nghĩa vụ của toàn bộ vị trí

  • Trổ tài được số lượng nhân viên cấp dưới trong từng phòng ban

Nhìn chung, thông qua sơ đồ, người quản trị nhân viên sẽ hiểu được cách phân bổ nhân viên cấp dưới và các nguồn lực hiện tại.

Dấu hiệu của cơ cấu tổ chức 

Một cơ cấu tổ chức sẽ bao gồm các yếu tố, dấu hiệu sau đây

Tuyến mệnh lệnh 

Đây là một trong những yếu tố cơ bản để xây dựng cơ cấu tổ chức. Suy cho cùng, điều này sẽ nhằm mục đích sắp xếp quy trình nhận lệnh và giải trình của cấp bậc nhân viên. Việc xây dựng tuyến mệnh lệnh có tính năng tạo ra bộ khung cơ bản cho sự hoàn thiện mô hình sau này.

Số lượng nhân viên cấp dưới

Yếu tố này trổ tài số lượng nhân viên mà trưởng phòng ban có thể quản lý hiệu quả. Khi số lượng cấp dưới tăng trưởng, doanh nghiệp nên suy xét tới việc tách phòng ban hoặc tăng cường số lượng nhân viên cấp trên.

Phân quyền quyết định

Doanh nghiệp cần làm rõ ai nắm quyền ra quyết định trong tổ chức. Câu trả lời sẽ giúp doanh nghiệp biết tổ chức đang thuộc loại cơ cấu nào. Thông thường sẽ có 2 trường hợp

  • Nếu quyền quyết định chỉ tập trung vào một cá nhân thì doanh nghiệp thuộc cơ cấu tập trung

  • Nếu quyền quyết định được trao cho nhiều cá nhân thì doanh nghiệp thuộc cơ cấu tổ chức phân cấp

See also  Phân Tích Swot Và Pestle Của Nike

Phân tách phòng ban 

Điều này giúp phục vụ cho quá trình chuyên môn hóa tổ chức. Tính chuyên môn hóa cao sẽ làm tăng năng suất làm việc của nhân viên vì họ chỉ tập trung làm tốt việc chuyên môn. Tuy nhiên, điều này sẽ kéo theo bất lợi là nhân viên sẽ bị hạn chế tính linh hoạt, không làm việc đa nhiệm được.

Phân tách nhiệm vụ

Điều này liên quan đến quy trình, tiến độ, phương thức làm việc giữa những phòng ban với nhau. Nếu doanh nghiệp có sự phân loại cứng nhắc thì sự tương tác giữa những phòng ban sẽ bị hạn chế.

Mô hình cơ cấu tổ chức

Sau đây là những mô hình cơ cấu tổ chức thông dụng tại các doanh nghiệp hiện tại

Cơ cấu tổ chức phân quyền (Hierarchical Organization)

Đây là hình thức cơ bản nhất. Theo đó, chỉ thị được công bố từ cấp cao nhất. Sau đó truyền đạt xuống những quản lý cấp trung rồi đến nhân viên cấp dưới. Giải trình của nhân viên cấp dưới sẽ được gửi lên quản lý cấp trung. Từ đây, sẽ được tổng hợp và gửi lên các lãnh đạo cấp cao. Nếu nhân viên cấp dưới cần gợi ý ý kiến, cũng sẽ làm theo đúng quy trình giải trình, tức thông qua quản lý cấp trung.

Ưu thế của cơ cấu tổ chức phân quyền

  • Nghĩa vụ, trách nhiệm và phạm vi quyền hạn được quy định rõ ràng

  • Nhân viên biết rõ mình sẽ nhận lệnh từ ai và giải trình cho ai

  • Lộ trình thăng tiến được xác nhận rõ ràng

  • Hạn chế tối đa sự chồng chéo và trùng lặp trong quyền hạn 

Hạn chế của cơ cấu tổ chức phân quyền

  • Bộ máy cồng kềnh, cần thông qua nhiều bước và cấp bậc trước khi quyết định được thực thi

  • Vô tình tạo ra khoảng cách giữa lãnh đạo và nhân viên vì không còn sự giao tiếp thường xuyên

  • Thiếu sự phối hợp giữa những phòng ban

  • Hiện tượng chuyên quyền của quản lý cấp trung cũng thường xuyên diễn ra.

Cơ cấu tổ chức theo tính năng (Functional Organization) 

co cau theo chuc nang

Đây là hình thức mà từng tính năng quản lý được tách ra thành một phòng ban tách biệt. Đặc trưng của mô hình này là những nhân viên cấp dưới phải thật sự tinh thông chuyên môn và nghiệp vụ trong phòng ban của mình.

Theo Terry, “Doanh nghiệp có cơ cấu tổ chức theo chức năng sẽ được chia thành 1 số chức năng như Tài chính, Sản xuất, Bán hàng, Nhân sự, Phát triển thị trường. Mỗi phòng ban được đảm nhận bởi một chuyên gia.”

Ưu thế của cơ cấu tổ chức theo tính năng

  • Nhân viên trong từng phòng ban sẽ thu được những hướng dẫn cụ thể từ người quản lý trực tiếp

  • Trách nhiệm của nhân viên và từng phòng ban được xác nhận rõ ràng

  • Tính chuyên môn hóa được đảm bảo vì mỗi phòng ban có một nhiệm vụ chuyên biệt

  • Mức độ chuyên môn hóa cao giúp cải tổ chất lượng sản phẩm, từng bước tiến đến sản xuất hàng loạt và tiêu chuẩn hóa

Hạn chế của cơ cấu tổ chức theo tính năng

  • Sự phối hợp giữa các phòng ban sẽ trở nên lỏng lẻo do chỉ tập trung vào công việc chuyên môn

  • Bộ máy cồng kềnh, thiếu khả năng mang ra quyết định tức thì

  • Việc thực thi và giám sát không thể diễn ra song song

  • Các xung đột về quyền quyết định có thể xảy ra do có những thứ hạn ngang nhau trong cùng một phòng ban

See also  100+ Hình nền PowerPoint đẹp nhất

Cơ cấu tổ chức kết cấu ma trận (Matrix Organization)

co cau to chuc ma tran

Cơ cấu tổ chức này được vận hành theo hình thức đa chiều. Theo đó, thông tin có thể được truyền đi theo cả chiều ngang (tuyến loại sản phẩm hay nền tảng hoạt động) và chiều dọc (tuyến tính năng hoạt động).

Đây sẽ là mô hình lý tưởng so với doanh nghiệp đòi hỏi luồng xử lý công việc nhanh chóng. Này là những doanh nghiệp đang có nhiều dự án hay sản xuất nhiều sản phẩm song song mà các công ty tư vấn du học truyền thông, quảng cáo là ví dụ điển hình.

Ưu thế của cơ cấu tổ chức kết cấu ma trận

  • Tính linh hoạt được nâng cao tối đa, luồng thông tin xử lý công việc không bị cản trở

  • Các phòng ban liên quan đến dự án hoặc sản phẩm có thể chia sẻ nguồn lực đơn giản

  • Giúp doanh nghiệp nâng cao công suất và hiệu quả công việc

  • Hạn chế được những nhược điểm của mô hình phân quyền

Hạn chế của cơ cấu tổ chức kết cấu ma trận

  • Kết cấu ma trận được xem là cơ cấu tổ chức khó xây dựng nhất vì các nguồn lực bị kéo theo nhiều hướng

  • Mất thời gian để nhân viên mới có thể làm quen với mô hình này

  • Dễ xảy ra xung đột quyền lợi giữa các phòng ban cùng thực hiện dự án

  • Khó nhận xét chuẩn xác năng lực của nhân viên cấp dưới do nhiều phòng ban cùng tham gia dự án

Cấu trúc phẳng (Flat Organization) 

co cau to chuc phang

Đây là một cơ cấu tổ chức rất đặc biệt, phá vỡ những quy tắc truyền thống. Theo cấu trúc này, nhân viên trong doanh nghiệp sẽ không phân biệt vị trí, chức vụ. Và mọi người đều có trách nhiệm, nghĩa vụ và quyền lợi như nhau. Đây có thể xem là mô hình tự quản lý và chỉ phù phù hợp với những doanh nghiệp có ít nhân viên.

Ưu thế của cấu trúc phẳng

  • Tiết kiệm ngân sách do lượt bỏ những vị trí quản lý cấp trung

  • Tinh gọn bộ máy, luồng xử lý công việc được rút ngắn tối đa

  • Nhân viên đơn giản kết nối và chia sẻ nguồn lực trong công việc

  • Nâng cao mức độ nghĩa vụ và trách nhiệm của nhân viên

  • Nhân viên được chủ động đóng phản hồi kiến và tham gia vào dự án mà họ hứng thú

  • Là mô hình lý tưởng cho doanh nghiệp nhỏ hoặc trong quá trình startup

Hạn chế của cấu trúc phẳng

  • Doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng mất kiểm tra do không ai phụ trách quyết định chính

  • Khó khăn trong việc giám sát và đo lường hiệu quả làm việc của nhân viên

  • Hiện tượng quá tải đơn giản xảy ra do một nhân viên song song tiếp nhận nhiều công việc

  • Lộ trình thăng tiến không được xác nhận rõ ràng, nhân viên trở nên thiếu động lực

  • Mô hình không phù phù hợp với các doanh nghiệp lớn

See also  Cách đặt video làm hình nền máy tính Windows 10

Quản trị phi tập trung (Holacratic Organizations) 

cau truc phi tap trung

Cơ cấu tổ chức này không quan tâm đến chức danh, cấp bậc. Khác với cấu trúc phẳng, trong mô hình này, công việc sẽ tiến hành phân công theo vai trò. Một nhân viên cấp dưới có thể phụ trách nhiều công việc khác nhau, thậm chí là của những phòng ban khác nhau. 

Nhân viên sẽ tự quản lý và đóng vai trò là sếp của mình. Vì vậy, tính sáng tỏ luôn là yếu tố trọng yếu nhất. Đây là cơ cấu tổ chức thông dụng tại các doanh nghiệp SME và tổ chức phi lợi nhuận của nhiều nước trên toàn cầu.

Ưu thế của cấu trúc quản trị phi tập trung

  • Vai trò, nghĩa vụ và trách nhiệm của mỗi vị trí đều được xác nhận rõ

  • Đề cao việc tự quản trị bản thân theo đúng đường lối đã đề ra của doanh nghiệp

  • Bộ máy linh hoạt, luồng xử lý công việc được đảm bảo

  • Đơn giản cho tiến trình tái cấu trúc khi doanh nghiệp muốn thay đổi

Hạn chế của cấu trúc quản trị phi tập trung

  • Dễ xảy ra tranh chấp về quyền lợi giữa các phòng ban

  • Nhân viên mới cần nhiều thời gian để làm quen với mô hình này

  • Do không có cấp quản lý nên quá trình nhận xét hiệu quả làm việc của nhân viên gặp không ít khó khăn

Làm sao để lựa chọn cơ cấu tổ chức thích hợp?

Sau đây là những yếu tố mà doanh nghiệp cần suy xét trước khi lựa chọn và xây dựng cơ cấu tổ chức

Yếu tố khách quan

Nếu thị trường kinh doanh không có nhiều biến động thì doanh nghiệp nên chọn cơ cấu tổ chức có tính ổn định cao. Trái lại, doanh nghiệp nên chọn những mô hình giàu tính linh hoạt, đảm bảo công việc được xử lý nhanh chóng. Đây cũng chính là nguyên nhân vì sao sau thời điểm tái cấu trúc doanh nghiệp, nhiều nhà quản trị đã triển khai tổ chức theo hướng linh hoạt và mềm dẻo hơn.

Sách lược của tổ chức 

Đây là tiền đề trọng yếu trong tiến trình xây dựng doanh nghiệp. Thực chất cơ cấu tổ chức được triển khai để thực thi thành công kế sách của tổ chức. 

Nguồn nhân lực

Yếu tố sau cuối thúc đẩy là nguồn nhân lực. Toàn bộ những vấn đề như yêu cầu của nguồn nhân lực, tính phức tạp cũng như hình thức công việc mà nhân viên tham gia đều cần được suy xét. So với những doanh nghiệp lớn, nhiều phòng ban thì tổ chức phân quyền sẽ là lựa chọn lý tưởng.

Cơ cấu tổ chức là nền tảng trong vận hành doanh nghiệp. Dù đặc trưng kinh doanh là gì, doanh nghiệp lớn hay nhỏ cũng nên cần có một mô hình hoàn chỉnh, đảm bảo mọi sự vận hành được diễn ra linh hoạt nhất. Dịch vụ tư vấn và quản trị doanh nghiệp của JobTest sẽ giúp các doanh nghiệp thực hiện được điều này. Ngoài thiết lập một mô hình tổ chức thích hợp, chúng tôi còn trợ giúp phát triển tổ chức, hệ thống nhận xét hiệu quả công việc, xây dựng khung năng lực để giúp doanh nghiệp khắc phục triệt để những vấn đề đang gặp phải. Liên hệ ngay cho JobTest để được tận tình tư vấn nhé.