Khi bạn chuyển hóa từ Word sang Excel gặp tình trạng phông chữ thay đổi, màu nền và nội dung trong tài liệu lộn xộn. Điều này làm bạn tốn thêm nhiều thời gian hơn. Vậy chuyển từ Word sang Excel như vậy nào mà giữ nguyên định dạng? Nếu đang gặp vấn đề tương tự, hãy tìm hiểu những cách chuyển dưới đây.

Khi có một file Word chứa nhiều dữ liệu và để chuyển hóa sang file Excel cho đơn giản tính toán cần nhiều thời gian nhập dữ liệu. Tuy nhiên khi chuyển từ Word sang Excel, trước tiên cần chuẩn bị những điều sau:

– Một file có nội dung cần chuyển hóa file Word sang Excel. 

– PC cần phải cài sẵn bộ Office để có thể Word cũng như Excel.

Lưu định dạng Plain Text và Import để chuyển từ word sang excel

– Bước 1: Bật file Word mà bạn đang cần chuyển Word sang Excel lên. Khi đó tại giao diện Word tại góc trên bên trái nhấn vào File rồi đi đến Save As để lưu tên file. 

– Bước 2: Màn hình sẽ hiện lên cửa sổ Save as nhớ chọn thư mục để lưu file. Trong danh sách xuất hiện một loạt mục khác nhau nhớ nhấp chuột vào phần Save as Type để lưu ở định dạng Plain Text. Cuối cùng mới đi đến Save. 

– Bước 3: Gia diện tiếp theo xuất hiện là file Conversion thì nhấp chọn mục Other encoding. 

– Bước 4: Màn hình chuyển đến một mục mới nhớ chọn Unicode. Nhưng nhớ là nếu Word của các bạn đang sử dụng Unicode có sẵn thì khi chuyển sang Plain Text mới không lỗi. Tiếp theo nhấn Ok là có thể lưu file Word ở định dạng Plain Text. 

– Bước 5: Hiện tại, mở lên một file Excel mới. Ở giao diện chính thức bấm chọn tab Data và đi đến From Text. 

See also  Hướng dẫn sử dụng phần mềm ghép file PDF

– Bước 6: Sau bước thứ 5 một cửa sổ của giao diện Import Text File hiển thị. Nhớ chọn file Plain Text mà đã nhấn lưu rồi chọn Import. 

Chỉ cần chuyển về định dạng plain Text việc chuyển đổi sẽ nhanh chóng hơn nhiều 

– Bước 7: Chờ trong vài giây ở màn hình sẽ hiển thị cửa sổ Text Import Wizard – Step 2 of 3. Nhớ chọn Delimited trong trường hợp dữ liệu trong Word là bảng sẵn đủ tiêu đề cột. Di chuyển chuột bấm tích vào My data has headers. Sau đó nhấn chọn Next là xong xuôi. 

 – Bước 8: Vẫn trong cửa sổ Text Import Wizard – Step 1 of 3 nhớ nhấn vào dấu phân cách có trong Word để tách cột ở Word. Trường hợp không cần phân tách dữ liệu bằng dấu phân cách hãy bỏ chọn toàn thể. Cuối cùng nhấn Next. 

– Bước 9: Tại cửa sổ Text Import Wizard – Step 3 of 3 chọn định dạng dữ liệu rồi nhấn vào Finish. 

– Bước 10: Hộp thoại Import Data hiển thị hãy chọn vị trí mà dữ liệu mang vào. 

  • Chọn Sheet hiện tại thì tích chuột vào  Existing Worksheet. 

  • Muốn một Sheet mới thì bấm chọn New worksheet. 

Tiếp theo nhấn OK là hoàn thiện thao tác chuyển file Word sang Excel. 

– Bước 11: Cuối cùng nhấn chọn Save file Excel nếu như không muốn thay đổi gì thêm. 

Cách chuyển file word sang excel online dùng dụng cụ 

Chuyển đổi thông qua Convertio 

Chỉnh sửa thông qua trang Web của Convertio cũng là một phương pháp hay 

Khi dùng phương pháp này, người dùng chỉ việc truy cập đến địa chỉ website: Convertio.co/vn/docx-xlsx/rồi thực hiện chuyển hóa. Nhưng có một Note nhỏ, dữ liệu cần chuyển hóa nhất định phải là tiếng Anh hoặc tiếng Việt không dấu mới không gặp tình trạng lỗi phông chữ.

– Bước 1: Trước hết, truy cập vào trang chuyển hóa Word sang Excel tại Website Convertio. Ở trang này mọi người có thể chọn chuyển từ DocX sang XLSX hoặc từ DocX sang XLS… Điều này phụ thuộc ở nhu cầu của chính bản thân mình bạn. 

See also  Lộ kẻ phát tán file ghi âm vụ Giám đốc Công an An Giang, Đại tá Đinh Văn Nơi lên tiếng

– Bước 2: Tại giao diện của website nhấp chọn vào From Computer rồi chọn file Word cần chọn chuyển hóa. Tiếp đó chọn thư mục chứa file Word theo danh sách đã hiển thị.

– Bước 3: Sau khoảng thời gian xong các bước lựa chọn nhấn vào Convert để trang thực hiện chuyển hóa cho bạn. Mọi thứ hoàn tất, di chuyển chuột đến rồi tải xuống file Excel. Hãy mở lại nơi chuyển file từ word sang excel để có thể xác minh kết quả. 

Có thể bạn quan tâm:

Cách

Cách chuyển file CSV sang Excel như vậy nào?

Sử dụng dụng cụ chuyển hóa Smallpdf 

Cũng có thể sử dụng ứng dụng Smallpdf để xử lý 

Trong trường hợp bạn thấy những cách thông thường quá khó hiểu. Vậy có thể dùng dụng cụ Smallpdf để chuyển hóa dù có mất nhiều giai đoạn hơn một tí. Website này đồng ý nhiều định dạng file đầu vào khác nhau không chỉ mỗi Microsoft hay Excel. Bộ dữ liệu lớn chuyển hóa được sang cả PPT, PDF, nhiều file hình ảnh khác nhau… 

Chúng sẽ tuân thủ theo một logic trợ giúp bạn lưu ở bất kỳ định dạng nào. Nhưng phải giữ loại file PDF ở giữa và chỉ sử dụng miễn phí tối đa 2 lần. 

Khi bạn chọn chuyển hóa tại website này thì dụng cụ Smallpdf sẽ chuyển từ Word sang PDF trước rồi mới chuyển tiếp sang Excel. Việc phối hợp hai dụng cụ này sẽ giúp người dùng lưu các file của mình một cách liền mạch. 

Mới nghe có thể thấy hơi lòng vòng nhưng với vận tốc xử lý nhanh, khả năng chuyển hóa trực quan. Sẽ rất nhanh thôi bạn có một bảng tính Excel mà chưa cần đến 10s. 

Với phần mềm này cho phép người dùng chuyển thành nhiều định dạng khác nhau 

Khi chuyển hóa chỉ cần thao tác như sau: 

– Bước 1: Truy cập vào dụng cụ Smallpdf rồi đi đến dụng cụ chuyển hóa tài liệu. 

See also  [HƯỚNG DẪN] Cách chèn âm thanh vào powerpoint mọi phiên bản

– Bước 2: Trên màn hình hiển thị lựa chọn tải lên file Word rồi đợi chuyển hóa từ Word sang dữ liệu dạng PDF. 

– Bước 3: Sau khoảng thời gian chuyển hóa xong thì tải file xuống. Tiếp đó tải lại lên dụng cụ một lần nữa. 

– Bước 4: Chọn định dạng chuyển hóa sang Excel là xong. Cuối cùng tải lại xuống trang tính Excel để xem rồi phân tích và chỉnh sửa lại.  

Sử dụng Object Excel chuyển từ file word sang excel

– Bước 1: Trước hết mở microsoft Word, tìm đến dữ liệu cần chuyển hóa rồi click chuột phải để chọn lệnh. 

– Bước 2: Mở lên Excel, nhấn vào mục Paste tại góc trái màn hình và nhớ chọn Paste Special trong danh sách. 

– Bước 3: Sẽ có một hộp thoại xuất hiện để bạn dán nội dung vào đó. Nhớ bấm chọn Microsoft Office Excel Worksheet Object rồi đi đến OK. 

Có thể chuyển đổi bằng Object cũng cho ra kết quả mong muốn 

Như vậy bảng Word đã được chuyển sang Excel hoàn chỉnh. Chuyển xong thì kích thước của bảng có sự thay đổi nhẹ. Chỉ cần tiến hành điều chỉnh lại một tí là xong. Còn số liệu trong bảng không có gì thay đổi cả, bạn muốn sửa lại nơi đâu hãy làm trực tiếp trên Excel. Tuy nhiên nhớ phải double click để bảng gốc xuất hiện thì mới có thể chỉnh sửa theo ý mình. 

Cuối cùng chỉ việc nhấn vào phần trắng ở ngay bên ngoài là đã có thể quay lại giao diện Excel bình thường. 

Qua nội dung đã giới thiệu đến mọi người cách chuyển từ Word sang Excel vẫn giữ nguyên định dạng đang có. Kỳ vọng với những chia sẻ này có thể trợ giúp các bạn trong quá trình thao tác. Hãy truy cập Cẩm Nang Điện Máy của chúng tôi thường xuyên để update những thông tin có ích nhé!