Là một thủ quỹ, kế toán hay là một nhân viên văn phòng thì việc tổng kết, thống kê các giải trình của các ban bệ để mang ra mức quyết toán thích hợp trong từng tháng, từng quý là một việc làm thường xuyên, và công việc này làm mất rất nhiều thời gian để tổng hợp lại thành một File tổng kết rõ ràng và cụ thể đúng không ?
Vâng, nếu như các bạn làm theo cách thủ công thì quá tình nhập liệu sẽ rất lâu, và đôi lúc sơ ý có thể gây sai sót dữ liệu, tác động nghiêm trọng tới các thành viên trong cùng trung tâm tư vấn du học hoặc đơn vị mà bạn làm việc. Cũng chính vì thế trong nội dung ngày ngày hôm nay, mình sẽ chia sẻ với các bạn cách tổng hợp, gộp nhiều file Excel thành một file duy nhất. Qua đó các bạn có thể ứng dụng các hàm để thống kê thành quả công việc, và quyết toán thu, chi của đơn vị mình trong một khoảng thời gian bất kỳ.
Do có nhiều phiên bản Excel khác nhau và giao diện của phiên bản mới so với phiên bản cũ có hơi khác một tí nên mình sẽ chia nội dung ra làm 2 trường hợp nhé. Trường hợp trước nhất là bạn sử dụng phiên bản Excel 2007 trở lên.
Xem thêm:
I. Nối nhiều file Excel thành một file duy nhất (2007, 2013….)
Có nhiều code để tất cả chúng ta có thể làm việc này một cách đơn giản, ở trong nội dung này mình sẽ trình bày với các bạn 3 phương pháp để làm việc này một cách đơn giản nhất.
Ví dụ mình có hai danh sách File Excel như hình bên dưới, hiện tại mình cần ghép thành một file Excel duy nhất để việc tính toán thống kê được nhanh chóng và đúng đắn hơn.
Danh sách 1: Địa chi Đông Sơn, Hàm Rồng:
Danh sách 2: Địa chỉ Đội 9, Thiệu Dương:
Cách 1: Sử dụng Code VBA để ghép nhiều file Excel
+ Bước 1: Bạn bật ứng dụng Excel của mình lên rồi nhấn tổ hợp phím Alt + F11 để bât cửa sổ VBA lên.
So với Excel 2007: Bạn nhấn vào icon biểu tượng Excel Button ở góc trên cùng bên trái của file Excel => chọn Excel Options => Một cửa sổ xuất hiện, bạn chọn tab Popular => tích chọn Show Deverloper tab in the Ribbon => chọn OK.
Tiếp theo sử dụng tổ hợp phím tắt
Alt + F11hoặc nhấn vào Developer để mở cửa sổ giao diện Visual Basic.
+ Bước 2: Trong trình VBA bạn click chọn Insert => chọn Module để bật cửa sổ Code và Sao chép phần Code mình để bên dưới và dán vào nhé.
Code Gộp File Excel:
Sub GopFileExcel()
Dim FilesToOpen
Dim x As Integer
On Error GoTo ErrHandler
Application.ScreenUpdating = False
FilesToOpen = Application.GetOpenFilename _
(FileFilter:=”Microsoft Excel Files (*.xlsx), *.xlsx”, MultiSelect:=True, Title:=”Files to Merge”)
If TypeName(FilesToOpen) = “Boolean” Then
MsgBox “No Files were selected”
GoTo ExitHandler
End If
x = 1
While x <= UBound(FilesToOpen)
Workbooks.Open Filename:=FilesToOpen(x)
Sheets().Move After:=ThisWorkbook.Sheets(ThisWorkbook.Sheets.Count)
x = x + 1
Wend
ExitHandler:
Application.ScreenUpdating = True
Exit Sub
ErrHandler:
MsgBox Err.Description
Resume ExitHandler
End Sub
+ Bước 3: Ở phần này bạn đặt tên File code là GopFileExcel như hình.
+ Bước 4: Sau thời điểm chuyển sang Excel bạn chọn View và click vào Macros => View Macros để bật cơ chế ghép File tự động cho Excel.
+ Bước 5: Trong cửa sổ Macro, bạn click chọn GopFileExcel rồi nhấn lệnh Run để chọn File.
+ Bước 6: Tìm các File Excel cần gộp => chọn toàn bộ và nhấn Open để gộp các File Excel vào File Tổng hợp.
Và đậy là kết quả qúa trình gộp nhiều File Excel thành một File duy nhất. Lúc này bạn có thể dùng các hàm để tính toàn các bước tiếp theo cho công việc của mình rồi nhé.
Cách 2: Sử dụng một đoạn code VBA khác
+ Bước 1: Bạn hãy sao chép hết các file Excel cần nối vào một thư mục. Chúng ta nên đặt tên thư mục không có dấu và các ký tự đặc biệt nhé.
+ Bước 2: Chạy một file Excel mà bạn muốn ghép các file khác vào. Ví dụ mình sẽ chạy File Excel 1.
+ Bước 3: Bạn mở cửa sổ cửa sổ Microsoft Visual Basic for applications lên bằng cách nhấn tổ hợp phím ALT + F11 (bạn làm theo bước 2 như hướng dẫn bên trên).
Sau đó sử dụng đoạn code sau:
Sub GetSheets()
Path = “C:UserskarraDesktopBai Tap”
Filename = Dir(Path & “*.xls”)
Do While Filename <> “”
Workbooks.Open Filename:=Path & Filename, ReadOnly:=True
For Each Sheet In ActiveWorkbook.Sheets
Sheet.Sao chép After:=ThisWorkbook.Sheets(1)
Next Sheet
Workbooks(Filename).Close
Filename = Dir()
Loop
End Sub
Lưu ý: Ở đoạn code bên trên thì bạn cần lưu ý đến đoạn bôi đậm, này là đường dẫn theo thư mục chứa các file mà bạn cần ghép nhé.
+ Bước 4: Làm tương tự từ Bước 3 mà mình đã hướng dẫn ở Cách 1.
Cách 3: Ghép, nối file Excel thủ công (Move or sao chép)
Ngoài cách sử dụng code VBA ra thì còn một cách làm thủ công nữa này là sử dụng tính năng Move or Sao chép. Tuy có hơi lâu một tí nhưng nếu bạn không sử dụng được code thì đây cũng là một cách hay cho bạn.
+ Bước 1: Bạn mở toàn bộ các file Excel cần ghép nối vào 1 file ra.
+ Bước 2: Với phương pháp này thì bạn có thể sao chép từ Sheet sang Sheet. Tuy nhiên trong nội dung này mình sẽ hướng dẫn bạn sao chép toàn thể các Sheet từ file Excel này để nối vào 1 file Excel khác.
Bạn chọn có chọn nhiều Sheet đồng thời bằng cách nhấn giữ phím Ctrl hoặc là phím Shift. Sau đó nhấn phải chuột vào 1 Sheet bất kỳ => chọn Move or Sao chép...
+ Bước 3: Trong cửa sổ Move or Sao chép bạn chọn bảng tính chính từ mục Move selected sheets to book (có nghĩa là toàn bộ các file Excel khác sẽ được sao chép vào bảng tính chính này).
Sau đó xác nhận vị trí của các trang tính được thống nhất như hình dưới đây :
(*1*)
+ Bước 4: Sau đó nhấn OK. Lúc này thì các trang tính được chọn sẽ được di chuyển đến bảng tính chính.
+ Bước 5: Bạn lặp lại các bước từ 2 đến 4 để tiếp tục di chuyển các Sheet sót lại nhé.
Sử dụng code gộp nhiều Sheet thành 1 File
+ Bước 1 và Bước 2 giống với hướng dẫn ở Cách 1 bên trên.
+ Bước 3: Sau đó bạn giữ nguyên Code đó và làm tương tự để thêm Code gộp nhiều Sheet thành một file. Bạn chọn Insert => chọn Module và sao chép toàn thể mã Code ở dưới vào ô trống.
Code Gộp Sheet thành một File tổng:
Sub MergeSheets()
Const NHR = 1
Dim MWS As Worksheet
Dim AWS As Worksheet
Dim FAR As Long
Dim LR As Long
Set AWS = ActiveSheet
For Each MWS In ActiveWindow.SelectedSheets
If Not MWS Is AWS Then
FAR = AWS.UsedRange.Cells(AWS.UsedRange.Cells.Count).Row + 1
LR = MWS.UsedRange.Cells(MWS.UsedRange.Cells.Count).Row
MWS.Range(MWS.Rows(NHR + 1), MWS.Rows(LR)).Sao chép AWS.Rows(FAR)
End If
Next MWS
End Sub
+ Bước 4: Bạn chọn đặt tên File là MergeSheets như hình rồi click sang phần File Excel Tổng hợp bạn đầu của mình. Lưu ý là bạn đừng tắt code VBA nhé.
+ Bước 5: Lúc này bạn mới tạo được một File Excel gồm nhiều Sheet, bao gồm nội dung ở các File bạn lựa chọn mà thôi. Để gộp các Sheet này vào một Sheet trong File thì bạn chọn File Tổng hợp trước rồi giữ Ctrl rồi click vào các Sheet cần (ghép) lại.
+ Bước 6: Bạn chọn Tab Insert , và click tiếp vào Macros => chọn View Macros để khởi động cơ chế tự động trên Excel.
+ Bước 7: Tại cửa sổ Macro bạn chọn MergeSheets => sau đó click Run để thống nhất các Sheet lại vào Sheet Tổng hợp.
+ Bước 8: Xác minh kết quả nào ?
II. Ghép nối file Excel (Vận dụng cho Excel 2003)
So với Excel 2003 và Excel thì giao diện có hơi khác một tí. Các bạn có thể thao tác như sau để truy cập vào Macro để sử dụng Code. Code thì tất cả chúng ta vẫn sử dụng code bên trên nhé.
Thực hiện: Bạn vào thực đơn Tools => chọn Macro => sử dụng code bên trên để thực hiện nối File hoặc gộp Sheet.
Bạn có thể làm theo bài hướng dẫn này nhé. (Trong phần cách Gộp ô trong Excel không bị mất dữ liệu)
Lời kết
Okay, như vậy là mình vừa hướng dẫn cho các bạn phương thức nối, gộp nhiều file Excel thành một file duy nhất. Hoặc gộp nhiều Sheet trong Excel thành một Sheet duy nhất rồi nhé. Mình nghĩ thủ thuật này sẽ cực kỳ tiện lợi trong quá trình thống kê các chương mục, danh sách giải trình của chúng ta đó.
Đến đây bài hướng dẫn gộp nhiều File Excel thành một File duy nhất của mình cũng xin được kết thúc rồi. Trông mong thủ thuật này sẽ hữu ích trong công việc của mọi người.
Chúc các bạn thành công !
4.1
/
5
(
27
votes
)