Để làm một PowerPoint thật đẹp và chuyên nghiệp phục vụ cho việc thuyết trình, bạn không chỉ cần để ý tới nội dung mà còn phải để ý tới cả bố cục và cách trình bày nội dung để có thể truyền tải thông tin tới người xem một cách nhanh nhất. Vì vậy bạn cần phải có những phương pháp hoặc skill trọng yếu nhằm tạo được những chuỗi slide thật đẹp và chuyên nghiệp mang một sở thích riêng biệt cho bản thân.

1. Chuẩn bị

Trước khi tạo một chuỗi các slide bằng PowerPoint các bạn cần phải chuẩn bị sẵn một số tài nguyên trước khi bắt tay vào làm một “PowerPoint”.

1.1 Vạch sẵn bố cục cho các slide

Trước tiên bạn cần phải xác nhận rõ các vấn đề mà mình cần trình bày trong một slide. Để đơn giản hơn bạn có thể xác nhận nó bằng các thắc mắc sau đây:

Đề tài bạn muốn trình bày là gì?

Mỗi một bài thuyết trình đều có một đề tài nhất định, bạn cần phải xác nhận rõ ràng đề tài của mình để từ đó mang ra phong thái làm PowerPoint đúng đắn nhất. Nó có thể là phong thái nghiêm túc chứa lượng thông tin lớn cũng có thể là một bài mang phong thái thoải mái dí dỏm có tính truyền tải cao.

Đâu là những vấn đề bạn cần trình bày?

Mở bài thân bài kết bài, toàn thể kết cấu của một bài PowerPoint sẽ quyết định những gì bạn muốn trình bày cho người xem và nó là giàn khung để bài thuyết trình có thể dựa vào đó đắp nặn lên một sự phối hợp hoàn chỉnh.

Nội dung của những vấn đề này cần lắng đọng, không được dông dài quá nhưng cũng không nên quá ngắn để tránh thiếu sót thông tin.

Những gì bạn trình bày trong PowerPoint chỉ là tiền đề mở lời cho bài thuyết trình, bắt nguồn của các câu nói bạn sẽ phát biểu trước mọi người. Thế nên vấn đề đề ra ở đây là nếu các bạn trình bày hết mọi thứ cần nói lên PowerPoint thì khi thuyết trình bạn sẽ phải nói cái gì nữa? Điều tối kị trong thuyết trình đó chính là nhìn chằm chằm vào slide trình chiếu và đọc hết toàn bộ các nội dung trên đó lên và không có chút thông tin nói thêm nào khác.

Việc bạn chỉ nhìn lên trên màn chiếu mà không nhìn khán giả sẽ làm họ cảm thấy bạn thiếu tự tin và không tôn trọng người nghe. Cộng thêm việc khi thuyết trình chỉ đọc các thông tin trên slide sẽ khiến các khán giả hoặc giám khảo (nếu có) nhận xét bạn không hề chuẩn bị trước cho bài thuyết trình của mình.

Xin hãy tin rằng việc này sẽ tạo điểm trừ rất nặng cho bài thuyết trình của các bạn.

Tóm lại khi vạch ra các nội dung cần trình bày, bạn chỉ cần viết ra những câu nói lắng đọng và súc tích nhất, thậm chí nếu có thể đủ tự tin thì chỉ cần viết đề mục mà thôi, mọi vấn đề chuyên sâu hơn có thể được giải thích bằng lời với người nghe thuyết trình.

Sắp xếp các vấn đề cần trình bày như vậy nào cho hợp lý?

Các vấn đề đã vạch ra cần phải được xếp đặt một cách hợp lý và logic. Cần phải có mở bài, thân bài và kết bài như một bài văn.

Có một số kiểu sắp xếp vấn đề như sau:

+ Diễn dịch: Mở màn bằng cách tổng quan toàn thể các vấn đề sẽ nói tới trong bài PowerPoint và phần thân bài sẽ tiến hành đi sâu và làm rõ hơn các vấn đề mà mở bài đã nhắc tới.

+ Quy nạp: Trái lại với phương pháp diễn dịch, cách sắp xếp quy nạp là ban đầu bạn sẽ trình bày các ý nhỏ đến ý lớn trước, từ cụ thể tới tổng quan sau đó chờ đến cuối cùng mới tổng kết lại toàn bộ và mang ra nhận xét tổng hợp.

+ Phối hợp diễn dịch cùng quy nạp: Mở màn tổng quan các vấn đề cần nói trong bài PowerPoint, thân bài tiếp tục đi sâu vào phân tích và làm rõ nếu có thể thì nên mang thêm các dẫn chứng hay ví dụ sinh động. Cuối cùng bài PowerPoint là sự tổng kết và nhận xét cho toàn thể các vấn đề đã phân tích.

See also  cách chụp ảnh với hoa | Tin Tức – Thủ Thuật

1.2 Ví dụ và dữ liệu

Một bài thuyết trình để được gọi là hay thì không thể chỉ có những lý thuyết xuông. Bạn cần phải chuẩn bị các dẫn chứng và ví dụ đi kèm để người nghe có cái nhìn trực quan nhất với bài thuyết trình của các bạn.

Các ví dụ và dữ liệu có thể được mô tả bằng bảng biểu hoặc hình vẽ tranh ảnh, video…

Càng nhiều ví dụ được mang ra thì bài thuyết trình bằng PowerPoint của các bạn càng dễ mê hoặc người xem hơn là chỉ những tri thức khôn khan sáo rỗng. Những ví dụ và dữ liệu này nên được chèn xen kẽ trong các phần của bài PowerPoint để có thể đạt được hiệu quả tốt nhất.

1.3 Hình nền hoặc hình ảnh minh họa

Hình nền của PowerPoint và hình minh họa tác động tới độ mê hoặc và tính tập trung của các slide.

Nói về tính tập trung của một slide, này là một phương pháp dẫn lối ánh nhìn của người xem vào một điểm mà người làm slide muốn. Phương pháp này thường được sử dụng trong văn nghệ chụp hình hoặc làm phim, những nhà sản xuất đã khôn khéo hướng ánh nhìn của khán giả vào một điểm trên khung hình mà bạn muốn.

Phương pháp đó có nhiều cách thực hiện và sẽ khá phức tạp và chuyên sâu nên tất cả chúng ta không cần phân tích về nó quá nhiều. Nhưng để các bạn có thể hình dung rõ ràng hơn với vấn đề muốn nói ở đây thì Powerpoint.com.vn xin đơn cử một ví dụ hầu hết tương tự như vậy. Mời các bạn hãy nhìn bức ảnh dưới đây:

Hình nền ví dụ

Khi nhìn vào bức ảnh này, thứ trước tiên các bạn Note tới chắc cú là cốc nước kia. Vì sao lại như vậy, rõ ràng chùm chìa khóa mới là thứ to to hơn trong khung hình và gần với tầm mắt của người nhìn hơn nhưng bạn lại bỏ qua nó để nhìn tới cốc nước.

Câu trả lời rất đơn giản, chắc hẳn khi các độc giả đến đây cũng từng suy đoán được đôi phần. Này là vì chùm chìa khóa đã bị làm mờ đi và trở nên không sắc nét bằng cốc nước. Chùm chìa khóa bị làm mờ đi khiến nó trở thành “nền” làm nổi bất cốc nước được đặt trung tâm khung hình.

Theo đó, thứ mà người xem nhìn tới trước tiên hay nói một cách chuyên nghiệp hơn thì ánh nhìn của người xem đều được hướng về phía cốc nước theo ý đồ của người chụp hình.

Giờ quay trở lại với việc làm PowerPoint, thứ mà một người làm PowerPoint muốn người xem để ý trước tiên tất nhiên là nội dung chữ hoặc biểu đồ được ghi trên slide rồi. Vậy nên tương tự với nguyên lý được nói tới ở trên, muốn người xem tập trung nhìn vào nội dung bạn trổ tài trên PowerPoint, hình nền slide của chúng ta không được quá dễ nhìn và thu hút ánh nhìn.

Nó phải để ra một khoảng trống đáng kể, tốt nhất là một khoảng trống ngay giữa khung hình để bạn có thể chèn nội dung mình cần diễn tả trên slide.

Màu sắc của hình nền cũng phải Note tới, nếu bạn cần trình chiếu và thuyết trình bài PowerPoint của mình ở một nơi có ánh sáng đầy đủ (không phải phòng kín) thì tốt nhất màu nền phải có tông màu tươi sáng để khi chiếu lên màn hình không bị hắt sáng và khó nhìn. Bởi vì nếu bạn chọn một cái nền đen và trình chiếu bài thuyết trình trong một điều kiện có ánh sáng kể cả có là ánh sáng tự nhiên thì màn chiếu vẫn bị lóa chữ, gây khó chịu cho người nhìn.

Dưới đây là một ví dụ điển hình về một hình nền PowerPoint phù thống nhất giành cho bạn, có chừa khoảng trống để ghi nội dung, có tính tập trung vì con mắt người xem sẽ không quá để ý tới những đường viền giấy xung quanh nhưng trọng yếu là vẫn không mất tính thẩm mĩ và thú vị cho slide của các bạn.

Hình nền PowerPoint

Nền của slide đó bạn có thể tìm thấy rất nhiều trên mạng, powerpoint.com.vn có một bài tổng hợp các hình nền PowerPoint thật đẹp giành cho các bạn, bạn có thể ghé vào đường link dưới đây để tải những hình nền PowerPoint về máy:

See also  Dịch vụ E commerce Agribank là gì? Cách đăng ký E commerce Agribank

2. Bắt tay vào làm một PowerPoint đẹp và chuyên nghiệp

Sau khoảng thời gian đã chuẩn bị toàn bộ những gì mà powerpoint.com.vn nhắc tới ở phần 1, các bạn đã hầu hết hoàn thiện xong một bài PowerPoint rồi đấy, những công việc sót lại chỉ là xào nấu và xếp đặt các “nguyên liệu” đã chuẩn bị ra đĩa mà thôi.

Để làm được những việc này thì các bạn cần phải có những tuyệt kỹ “xào nấu” để làm việc với PowerPoint một cách hiệu quả.

Trong phần 2 này, Powerpoint.com.vn sẽ hướng dẫn cho các bạn các loại tuyệt kỹ đó để các bạn có thể vận dụng chúng một cách linh hoạt vào bài PowerPoint của mình.

2.1 Các thao tác với slide

Các slide là phần tử trọng yếu cấu thành lên một bài PowerPoint. Giống với việc một file tài liệu Word có thể có nhiều trang thì một bài PowerPoint cũng có thể có nhiều Slide.

Để chèn thêm một slide mới vào bài PowerPoint thì bạn vào ribbon Home. Trong ribbon này có mục Slides, mục này có toàn bộ những gì bạn cần quan tâm về Slide.

New Slide

Với New Slide, bạn có thể tạo ra một slide mới ngay bên dưới slide hiện tại bạn, trong đó có các dạng slide như sau:

Title Slide: Slide này thường dùng cho trang bìa cho biết tiêu đề của cả slide, cũng chính là nội dung vừa ví dụ ở trên.

Title and Content: Tiêu đề và nội dung.

Section Header: Tiêu đề mục.

Two Content: Hai nội dung.

Comparison: So sánh.

Title Only: Kpi đề.

Blank: Trang slide trắng để bạn có thể thiết kế tự do.

Content with Caption: Nội dung có chú thích.

Picture with Caption: Hình ảnh với chú thích.

Panoramic Picture with Caption: Ảnh toàn cảnh với chú thích.

Title and Caption: Tiêu đề và chú thích.

Quote with Caption: Trích dẫn với chú thích.

Name Card: Thẻ tên.

3 Column: 3 cột.

3 Picture Column: 3 cột và hình.

Với Layout, bạn có thể đổi kiểu cho slide hiện tại bạn đang chọn. Nó cũng có các dạng slide y như của New Slide.

Layout

Khi click chuột phải vào một slide, bạn sẽ thấy một bảng lựa chọn để thao tác với slide đó. Trong số đó thì New SlideLayout có tác dụng y hệt như ở trên ribbon Home.

Duplicate Slide: Tạo một slide khác giống y hệt Slide bạn vừa chọn (nhân đôi một slide).

Delete Slide: Xóa slide bạn vừa chọn.

Chuột phải vào Slide

2.2 Cách chèn hình nền (hình ảnh) vào PowerPoint

PowerPoint có sẵn các dạng hình nền hoặc theme cho bài thuyết trình của các bạn, bạn có thể chọn ngay kiểu nền cho PowerPoint bằng cách click vào các mẫu theme hiện lên khi mở software PowerPoint.

Hình nền có sẵn

Tuy vậy các dạng hình nền có sẵn của PowerPoint đều khá là đơn giản và không có gì đặc biệt. Cũng chính vì vậy bạn mới cần chuẩn bị sẵn những hình nền ở ngoài để có thể chèn vào PowerPoint như đã nói ở trên.

Để chèn hình ảnh các bạn làm theo các bước sau đây.

Bước 1: Mở một PowerPoint với trang trắng bằng cách click đúp vào theme Blank Presentation trong giao diện mở màn của PowerPoint (lựa chọn trước tiên).

Blank Presentation

Bước 2: Vào ribbon Insert rồi chọn Pictures trong mục Images.

Pictures

Bước 3: Chọn hình nền PowerPoint bạn đã tải về máy sau đó click vào Insert để chèn hình.

Insert

Bước 4: Hình được chèn vào không nhất định sẽ vừa đúng size của một trang slide, thế nên bạn có thể di chuột tới vị trí dấu chấm tròn ở trên cạnh của ảnh vừa được chèn. Bấm giữ chuột và kéo ảnh ra để vừa bằng với trang slide.

Hình được chèn

Bước 5: Trong ribbon Format ở mục Arrange, bạn click vào Send Backward và chọn Send to Back.

Thực hiện ở đây để gửi bức hình nền của các bạn ra phía sau khung chữ (xuất hiện mặc định khi bạn chọn theme Blank Presentation).

Send to Back

Như vậy là bạn đã thực hiện trọn vẹn việc chèn hình nền vào slide của PowerPoint. Kết quả bạn thu được sẽ tương tự như hình dưới đây.

Kết quả

Với cách tương tự, bạn có thể chèn thêm bất kể hình ảnh nào khác trong PC vào để trang trí cho slide của mình.

See also  Tiết lộ cách chơi bài tứ sắc theo luật mới nhất 2020

*Chỉnh sửa hình ảnh

Việc chỉnh sửa hình ảnh có thể thực hiện bên ngoài PowerPoint bằng những software chỉnh sửa ảnh khác điển hình là Photoshop nhưng nếu bạn không có software chỉnh sửa ảnh nào khác bạn có thể trực tiếp sử dụng các tính năng chỉnh sửa đơn giản của PowerPoint.

Các tính năng chỉnh sửa của bức ảnh đều nằm trong ribbon Format, muốn chỉnh sửa ảnh nào thì bạn click vào ảnh đó (ảnh được chọn sẽ hiện đường viền và chấm tròn xung quanh rất dễ phân biệt) và ribbon Format sẽ xuất hiện, bạn có thể lựa chọn các tính năng trong này để chỉnh sửa bức ảnh vừa chọn.

Remove Background: Tách và xóa nền của bức ảnh.

Corrections: Chỉnh sửa độ tương phản cùng với độ cứng mềm của các đường nét.

Color: Phủ màu lên bức ảnh.

Artistic Effects: Tạo các hiệu ứng tranh vẽ lên bức ảnh.

Các chức năng chỉnh sửa

Ngoài việc chèn hình ảnh, bạn cũng có thể chèn được cả video vào PowerPoint. Để thực hiện được việc này không khó, hãy đọc và làm theo nội dung dưới đây của Powerpoint.com.vn để hiểu rõ hơn về cách chèn video vào PowerPoint:

2.3 Chữ viết trong PowerPoint

Với trang trước tiên của PowerPoint, lúc nào cũng có mặc định với hai dòng chữ để ghi tiêu đề và phụ đề. Chữ trong PowerPoint cũng được định dạng giống hệt với chữ trong Word hoặc Excel.

Chữ trong PowerPoint

Có thể đổi kiểu font chữ, kích thước chữ, màu chữ và các style chữ khác nhau…

Đổi font chữ

Chữ trong PowerPoint phải Note không được quá mức màu mè, font chữ phải ngăn nắp để người xem đơn giản đọc được. Trọng yếu là màu sắc phải có độ tương phản cao so với nền, nói cách khác nền là màu trắng thì chữ phải là màu đen, nền là màu xanh thì chữ phải là màu đỏ…

Cách chọn màu này để chữ được hiển thị rõ ràng, tạo tính tập trung để người xem có thể đọc được đơn giản hơn.

Chọn màu

2.4 Biểu đồ trong PowerPoint

Để chèn một biểu đồ vào trong PowerPoint, các bạn hãy vào ribbon Insert.

Tại ribbon này có mục Illustrations, click vào Chart của mục này để mở giao diện chèn biểu đồ.

Chart

Ô cửa sổ tính năng Insert Chart sẽ đề ra những loại biểu đồ mà bạn có thể chèn vào PowerPoint, có dạng biểu đồ cột, biểu đồ đường, biểu đồ hình tròn, biểu đồ mảng… Bạn có thể xem trước mẫu mã của biểu đồ tại phần privew ở phía bên phải.

Insert Chart

Sau khoảng thời gian chọn được mẫu mã biểu đồ thích hợp, click vào OK để chèn. Biểu đồ bạn chọn sẽ được chèn lên nền Slide kèm một bảng Excel nhỏ để ghi dữ liệu cho biểu đồ đó. Thay đổi số liệu trong bảng Excel đó để có được một biểu đồ đúng đắn với dữ liệu của các bạn nhất.

Thay đổi số liệu trong bảng Excel

Toàn bộ các chỉnh sửa của biểu đồ bạn có thể tìm thấy trong ribbon Thiết kế hoặc Format.

Design hoặc Format

2.5 Hiệu ứng chuyển động trong PowerPoint

Có hai kiểu hiệu ứng chuyển động trong PowerPoint, này là TranstionsAnimations.

Transtions và Animations

Trong số đó Transitions là hiệu ứng giao trả giữa hai slide với nhau. Subtle là cách mà slide của các bạn xuất hiện, Exicting là cách mà slide trước biến mất nhường chỗ cho slide mà bạn hiện đang chọn.

Transitions

Animations là hiệu ứng chuyển động xuất hiện cho một phần tử nằm trong slide của các bạn.

Animations

Các bạn không nên quá lạm dụng các hiệu ứng chuyển động này, bởi vì quá nhiều hiệu ứng sẽ khiến người xem rối mắt và chỉ tập trung vào sự chuyển động của nó. Đây là tâm lý thường thấy của nhân loại, người ta hay để ý vào sự chuyển động hơn là vật tĩnh.

Nhưng nếu người xem quá để ý vào sự chuyển động thì sẽ xao nhãng vào nội dung của PowerPoint. Cũng chính vì thế nên bạn có thể tạo chuyển động xuất hiện và biến mất đơn giản cho các phần tử trong PowerPoint của mình nhưng đừng quá lưu tâm và làm phức tạp nó lên.

Phía trên là toàn bộ những vấn đề thiết yếu nhất để tạo ra một PowerPoint đẹp nhưng cũng không kém phần chuyên nghiệp. Cảm ơn các bạn đã theo dõi nội dung của Powerpoint.com.vn, chúc các bạn có thể tạo ra những bài PowerPoint tuyệt vời nhất giành cho mình.