Cách Auto Fill trong Excel ?

Đã từ lâu, Autofill đã trở thành một trong những tính năng hữu ích nhất trong Microsoft Excel để tự động điền dữ liệu vào các ô. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về các phương pháp sử dụng Autofill trong Excel, từ các phím tắt đến các công cụ khác nhau, giúp tiết kiệm thời gian và công sức trong quá trình làm việc với dữ liệu.

Cách sử dụng Fill Command để sao chép công thức

Một trong những cách đơn giản nhất để sử dụng Autofill là sử dụng Fill Command để sao chép công thức vào các ô kế tiếp. Bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Chọn ô chứa công thức mà bạn muốn sao chép. Ví dụ, chúng ta có công thức tính tổng lương và thưởng của nhân viên trong cột “Thu nhập ròng”.

Bước 2: Với ô đang chọn là ô “Thu nhập ròng”, nhấn tổ hợp phím Shift + MŨI TÊN XUỐNG (nếu bạn muốn sao chép theo cột) hoặc Shift + MŨI TÊN PHẢI (nếu bạn muốn sao chép theo hàng) cho đến khi bạn đến vị trí mà bạn muốn điền nội dung vào.

Bước 3: Kéo Fill Handle qua các ô mà bạn muốn điền dữ liệu.

Bạn cũng có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl + D để sao chép công thức xuống một cột hoặc Ctrl + R để sao chép công thức sang phải trên một hàng. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian và nhanh chóng áp dụng công thức cho toàn bộ dãy dữ liệu.

Sử dụng Fill Handle để sao chép chuỗi

Tiếp theo, chúng ta sẽ tìm hiểu cách sử dụng Fill Handle để sao chép một chuỗi giá trị trong Excel. Ví dụ, chúng ta có một cột “STT” cần điền số thứ tự tăng dần.

Bước 1: Đầu tiên, nhập các giá trị cho một số ô trong cột “STT”. Bạn có thể nhập giá trị vào một ô duy nhất.

Bước 2: Chọn các ô đã được điền giá trị và sau đó nhấp và giữ Fill Handle (nút đầu mũi tên +) trong Excel. Khi con trỏ chuột nằm ở đúng vị trí, nút Fill Handle sẽ thay đổi thành ký hiệu cộng (+).

Bước 3: Bây giờ kéo chuột xuống (nếu bạn muốn sao chép theo cột) hoặc sang phải (nếu bạn muốn sao chép theo hàng) để điền chuỗi giá trị.

—

Tách dữ liệu văn bản và số trong Excel

Nếu bạn đang làm việc với dữ liệu kết hợp giữa văn bản và số trong Excel, có thể có trường hợp bạn muốn tách riêng phần văn bản và số ra hai cột riêng biệt. Đây là một ví dụ về cách làm điều đó bằng sử dụng các công cụ Autofill khác trong Excel.

—

Conclusion:

Trên đây là những phương pháp và gợi ý hữu ích về cách sử dụng Autofill trong Excel. Tính năng này giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc với dữ liệu trong Excel. Bằng cách áp dụng các phím tắt, công cụ và Macro Code, bạn có thể nhanh chóng sao chép dữ liệu, điền chuỗi và tùy chỉnh Autofill để phù hợp với nhu cầu công việc của mình.

FAQs:

Q1: Làm thế nào để tạo danh sách Autofill tự động tùy chỉnh?
A1: Để tạo danh sách Autofill tự động tùy chỉnh, bạn có thể thực hiện các bước sau:
1. Nhập các giá trị mà bạn muốn

Autofill vào các ô liên tiếp.
2. Chọn các ô chứa giá trị và kéo Fill Handle xuống để Autofill các giá trị còn lại.
3. Khi các giá trị mới được Autofill, Excel sẽ tạo một danh sách tùy chỉnh và sử dụng nó cho các lần Autofill tiếp theo.

Q2: Làm thế nào để tắt chức năng Autofill trong Excel?
A2: Để tắt chức năng Autofill trong Excel, bạn có thể làm theo các bước sau:
1. Mở Excel và điều hướng đến tab “File” ở góc trên bên trái của màn hình.
2. Chọn “Options” trong menu.
3. Trong cửa sổ “Excel Options”, chọn “Advanced” trong danh sách bên trái.
4. Cuộn xuống phần “Editing Options” và bỏ chọn tùy chọn “Enable fill handle and cell drag-and-drop”.

Q3: Làm thế nào để sử dụng Autofill trong Excel trên Mac?
A3: Để sử dụng Autofill trong Excel trên Mac, bạn có thể thực hiện các bước sau:
1. Nhập giá trị ban đầu vào một ô.
2. Chọn ô đó và nhấp vào nút Fill Handle (hình mũi tên) ở góc dưới phải của ô.
3. Kéo nút Fill Handle để sao chép giá trị theo hướng mong muốn (theo cột hoặc theo hàng).

Q4: Làm thế nào để sử dụng Autofill trong Excel với công thức?
A4: Để sử dụng Autofill trong Excel với công thức, bạn có thể thực hiện các bước sau:
1. Nhập công thức vào một ô.
2. Chọn ô chứa công thức và kéo Fill Handle để sao chép công thức vào các ô khác.
3. Các ô mới sẽ tự động tính toán và hiển thị kết quả tương ứng với công thức.

Q5: Làm thế nào để sử dụng Autofill trong Excel với các chuỗi phức tạp?
A5: Để sử dụng Autofill trong Excel với các chuỗi phức tạp, bạn có thể thực hiện các bước sau:
1. Nhập giá trị đầu tiên của chuỗi vào một ô.
2. Chọn ô đó và kéo Fill Handle để sao chép chuỗi theo hướng mong muốn.
3. Excel sẽ tự động tăng giá trị trong chuỗi dựa trên quy tắc của chuỗi đầu tiên.